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Cómo planificar mejor con PRINCE2

A menudo resulta imposible planificar un proyecto entero desde el inicio, ya que sólo podemos detallar un corto periodo de tiempo. Esta idea se conoce en PRINCE2 como horizonte de planificación, y hace referencia al periodo de tiempo en el cual es posible planificar con precisión.

 En base a la idea del horizonte de planificación, PRINCE2 establece dos sencillas “normas” que nos permitirán planificar mejor: la gestión por fases, y los niveles de planificación.  

 La gestión por fases

PRINCE2 puede darnos la falsa impresión de que necesitamos saberlo todo acerca del producto o servicio que pretendemos crear antes de crear el Plan de Proyecto y las Descripciones de Productos. Debido a esta falsa creencia, muchas continúan considerando PRINCE2 como un método de gestión de proyectos únicamente valido para gestionar proyectos desde con un enfoque tradicional, también conocido como en cascada.

Puede que eso sea así en algunos casos, en otros sin embargo, como ocurre con la mayoría de los proyectos del ámbito de la TI, es posible adoptar un enfoque más relajado y cada fase puede ser una iteración. En tales casos la “gestión por fases”, uno de los siete principios de PRINCE2, y el proceso “Gestión de los Límites de fase”, pueden servir perfectamente para crear las Descripciones de Productos de aquellos nuevos productos que se crearán en la fase siguiente.

La planificación y ejecución de un proyecto PRINCE2 por fases es similar a los sprints empelados cuando se ejecuta un proyecto con scrum.

sprints

Diferente niveles de planificación

La mejor manera de pensar en la idea de los niveles de planificación es detenerse a pensar cuál podría ser la mejor manera de comunicar el Plan de Proyecto a la Junta de Proyecto;¿piensas que estarán interesados en leer un detallado documento de 30 o 40 páginas? Tal vez sería una buena idea contar con diferentes “niveles de planes”. PRINCE2 se refiere a estos planes como niveles de planificación y recomienda tres:

niveles de planificacionEl Plan de Proyecto se utiliza a nivel de Dirección por lo tanto por la Junta de Proyecto. Es un plan de alto nivel para la totalidad del proyecto que muestra: los productos principales del proyecto, cuándo se entregarán y los costos asociados. Es un documento de control.

El Plan de la Fase se utiliza a nivel de Gestión. Se crea para cada fase (por ejemplo: para un período de 2 meses). El Project Manager lo utiliza para en su trabajo diario para controlar el día a día del proyecto. Es mucho más detallado que el Plan de Proyecto y solo se enfoca en una fase.

Los Planes del Equipo se utilizan a niveles Operativos. Los crea y utiliza el Team Manager en el proceso de Gestión de la entrega de Productos. La atención se centra en planificar el trabajo que se asigna al Team Manager en paquetes de trabajo.

Hasta la próxima.

Saludos,

JLVG

 

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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