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7 ventajas de gamificar la gestión de proyectos

Las últimas estadísticas muestran que solo uno de cada tres proyectos se cumplen a tiempo y dentro del presupuesto acordado, sobre todo, por la falta de compromiso del equipo con las tareas: así es cuando aparecen los malentendidos, las entregas a destiempo y los resultados de baja calidad.

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Otro factor relevante es la pérdida de tiempo durante la gestión y ejecución del proyecto. De hecho, el 90 % del tiempo que pasamos en la oficina es tiempo poco o nada productivo, porque no aporta valor al proyecto que estamos llevando a cabo.

No obstante, existe un remedio contra la desmotivación y la baja productividad que se está extendiendo cada vez más entre las empresas: la gamificación, una nueva técnica para motivar empleados que se está aplicando en recursos humanos, marketing y otros departamentos dentro de la empresa.

Para aquellos que todavía no sepan qué es la gamificación, la gamificación (o gamification) consiste en aplicar mecánicas de juego en ámbitos no lúdicos como la educación, la salud, la empresa o, en este caso, la gestión de proyectos, para incentivar comportamientos en los usuarios y hacer las tareas más atractivas y gratificantes.

Aquí os listamos 7 ventajas de aplicar la gamificación en la gestión de proyectos:

  • La gamificación, al igual que en los juegos, persigue una meta, pero en lugar de animar al jugador a conseguirla a bocajarro, desglosa el objetivo final en pequeñas tareas específicas y progresivas, que ayudan a que el jugador no se vea abrumado por la cantidad de trabajo que le queda por delante y tenga la sensación de que está progresando y la meta cada vez está más cerca.

    Un ejemplo claro de esto es Mario Bros. Desde el primer momento, ya sabes que la misión principal es rescatar a la princesa Peach, pero Mario no va directo al castillo a rescatarla, antes, debe reunir una serie de armas y aprender una serie de habilidades si quiere llegar estar preparado cuando se enfrente a Bowser.

    Si aplicamos la misma lógica a la gestión de proyectos y tuviéramos que escribir una serie de entrevistas, la dividiríamos en pequeñas tareas (encontrar empresas interesadas, preparar las preguntas, ponerse en contacto con los expertos, corregir las entrevistas, etc.) en lugar de ponernos a escribir sin ton ni son.
  • La gamificación, además de desglosar el objetivo final en objetivos más pequeños y progresivos, convierte las tareas concretas en misiones, que, en términos de gestión de proyectos, se equiparan con un objetivo S.M.A.R.T. (es decir, una tarea eSpecífica, Medible, Alcanzable, Relevante y, lo más importante, medible en el Tiempo). Con esto conseguimos centrarnos más en el objetivo y evitar las distracciones o pérdida de tiempo.Esto tiene una triple aplicación. Primero, al ser una tarea específica, el usuario sabe exactamente qué es lo que tiene que conseguir. Segundo, toda misión tiene un responsable, por tanto, ya no hay duda sobre quién tiene que hacer qué y por último, el plazo de tiempo nos ayudará a saber si una tarea tiene prioridad por delante de otra.
  • La gamificación, a diferencia de cualquier sistema jerarquizado en un proyecto o empresa, otorga autonomía a los usuarios. Pensemos en el tetris, como sabéis, no hay una sola manera de hacerlo bien, las combinaciones de piezas pueden ser infinitas, no obstante, el objetivo siempre es el mismo: que las piezas no lleguen hasta arriba de la pantalla.

    Lo mismo sucede con la gestión, que ha evolucionado desde una gestión basada en las tareas o en las actividades, a un enfoque basado en los productos y resultados:  se define aquello qué debe conseguirse, pero no cómo. ¿Y por qué esto iba a ser mejor que las instrucciones detalladas de un jefe de proyecto? Porque si son los usuarios los que toman las decisiones, se sienten responsables de sus actos y son más conscientes de sus acciones; por supuesto me esto refiriendo a la autogestión, una de las características fundamentales de los equipos Ágiles.

    El aprendizaje es innato en nosotros, tanto en los juegos como en el trabajo. Si tomamos una decisión por nosotros mismos y nos equivocamos, aprenderemos más que si nos la imponen. 2
  • La gamificación, nos guste o no, nos expone a la presión social. Bien utilizado, el reconocimiento social y la presión social son dos factores que juegan a favor de la consecución de una meta.

    El ejemplo más claro lo vemos con esta nueva generación de runners, que están compartiendo constantemente los km conseguidos en sus muros de Facebook, comprometiéndose abiertamente a esa tarea. No hacerlo un día sería faltar a su palabra y, muchas veces, pesa más el “honor” que las propias ganas para completar la tarea.
  • Si en algo se caracteriza la gamificación es que proporciona feedback constantemente, ya sea positivo o constructivo. Por ejemplo, si estamos jugando a Jenga, donde el objetivo es construir la torre más alta, y vemos que, al quitar la primera pieza de la base, la torre comienza a tambalearse, la siguiente vez seguro que no vuelves a quitar una pieza de la base, porque sabes que pones en riesgo tu victoria.

    Eso es feedback. El feedback nos ayuda a saber constantemente si nuestras acciones están construyendo o nos están alejando del objetivo y, por tanto, debemos corregirlas.
  • Y por último, la gamificación recompensa a los usuarios a corto y largo plazo en base a sus motivaciones. Por eso, para que un sistema gamificado funcione, debemos entender las inquietudes de los implicados y el esfuerzo que requiere una tarea.

    No hay nada escrito sobre qué recompensas funcionan y cuáles no, pero lo que sí que está claro es que no todas las recompensas suponen un desembolso económico. Imaginad un equipo que lleva meses con un proyecto y acaban de terminarlo, ¿qué pensáis que les hará más ilusión? ¿100 € o que el jefe los elogie en público por su buen trabajo en grupo?

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En definitiva, gestionar un proyecto requiere de mucho esfuerzo y concentración, pero con unas mecánicas de juego bien aplicadas, conseguiremos alargar nuestra motivación, ser más eficientes con las tareas e impulsar al equipo para que juntos alcancen el objetivo.  

En la próxima entrada os hablaremos de cómo podemos empezar a integrar elementos de juego en nuestra gestión de proyectos.

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AUTOR:  maria

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