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El Business Case: mucho más que un producto de gestión

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Cuando  en el ámbito de la gestión de proyectos nos referimos a los productos de gestión, estamos hablando de aquellos “productos” que generamos a lo largo del proyecto para gestionar el mismo. A diferencia de los productos de especialista, ambos conceptos forman parte del vocabulario del método de gestión de proyectos PRINCE2, los productos de gestión no son el propósito u objeto del proyecto, son un medio para alcanzar el fin del proyecto, pues contribuyen a gestionar el mismo.

De todos los productos de gestión: el Plan de Proyecto, los Planes de Fase, los registros,  los informes, y un largo etc. el Business Case es sin lugar a duda el más importante. Tanto es así, que personalmente me gusta resaltar la idea de que el Business Case es mucho más que otro producto de gestión: es la razón de ser del proyecto.

El Business Case: la razón de ser del proyecto  

El método de gestión de proyectos PRINCE2 define el Business Case como la justificación, o la razón del proyecto, y establece que en todo proyecto debe haber un motivo, una razón para llevar el proyecto a cabo. Por supuesto, dependiendo del tipo de proyecto esta será de uno u otro tipo: hay proyectos que se llevan a cabo por motivos puramente legales, como por ejemplo la adopción de ciertas medidas de seguridad; otros responden a motivos puramente comerciales; mientras que otros se justifican por cuestiones desarrollo o humanitarias. Lo que es 100% seguro, es que cualquiera que sea el proyecto, independientemente de su naturaleza, siempre habrá una razón para iniciarlo, un por que qué lo justifique.

Por cierto, si todo proyecto tiene un motivo o justificación para ponerse en marcha, también tienen una razón para detenerse. ¿Sabes que me refiero?… Lógicamente, la razón más obvia para detener un proyecto es que ya no existe el propósito o la razón por la que empezó. Si te parece tan obvio, ¿a qué se debe que en muchas organizaciones plantearse cancelar un proyecto genere tanto pavor? ¿A caso, detectar que  un proyecto ya no tiene razón de ser es signo de una mala gestión? Más bien todo lo contrario.

El Business Case: mucho más que otro producto de gestión

¿Comprendes la importancia del Business Case?, ¿entiendes por qué estoy en contra de considerar como “otro” producto de gestión? Para mí el Business Case es la herramienta que nos permitirá mantenernos centrados en la “justificación del proyecto”, para evaluar si este continua siendo deseable y alcanzable. Esto implica que es un documento “vivo”, que se mantiene en uso continuo, y no un documento que se redacta una vez al inicio del proyecto para después guardarlo en el fondo del cajón.

Contenido mínimo del Business Case

business case 1

Aunque desde el inicio del post he insistido en la idea de que el Business Case es mucho más que un documento, lo cierto es que a menudo toman esta forma porque así es más fácil para todos. Por lo tanto, ¿cuál debería ser el contenido mínimo del Business Case?

1.- La justificación del proyecto; ¿cuál o cuáles son las razones para poner en marcha este proyecto?

2.- El análisis de las opciones de negocios; ¿Qué opciones tenemos para hacer frente a la situación? Siempre tenemos tres opciones: no hacer nada, hacer el mínimo o hacer algo.

3.- Los beneficios esperados y los contra-beneficios. Ambos deben expresarse en términos medibles, compararse a la situación existente antes del proyecto.

4.- El calendario, o la planificación en el tiempo (incluido el período durante el cual los beneficios se tendrán lugar).

5.- Un resumen de los costos del proyecto

6.- La valoración de la inversión, para definir el valor del proyecto como una inversión.

7.- Los principales riesgos

¿Cómo funciona el Business Case?

En el Business Case se recopila la información que permite valorar si vale la pena poner en marcha el proyecto, y más adelante conforme el proyecto avanza,  si vale la pena continuar con en el proyecto. Si bien el Business Case se redacta al inicio del proyecto, el mismo esta en continua cambio, evoluciona cómo el proyecto, y debe ser revisado al finalizar cada fase antes de proceder con la siguiente fase. La clave está en saber, tras cada fase y antes de comenzar la siguiente fase, si el proyecto continúa siendo válido, y vale la pena seguir invirtiendo.

Saludos, y hasta pronto.

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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