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¿Cómo define prince2 la organización de un proyecto?

candados

¿Qué sucede en el mundo real?

En demasiadas ocasiones las tareas de definir la organización del proyecto, los roles y responsabilidades se dejan de lado, ya que otras actividades como comenzar a desarrollar ya los productos, son consideradas como “más importantes”.

El Project Manager depende de otras personas para tomar decisiones, para que entreguen información y para llevar a cabo la gestión del proyecto. Por ello resulta fundamental definir y acordar los roles y responsabilidades; de lo contrario te encontrarás “persiguiendo fantasmas” durante el proyecto.

Una de las primeras tareas que un Project Manager debe realizar en un proyecto es definir quién es quién, sus roles y sus responsabilidades dentro de la organización. Puedes comenzar por el Ejecutivo, quien puede necesitar que se le recuerden sus responsabilidades en el proyecto.

La Dirección del Proyecto podría presionar al Project Manager para que se centre en el desarrollo de los productos o servicios objetos del proyecto, pues estarán principalmente interesados en comenzar a utilizarlos o venderlos, y no encontrarán demasiado sentido a lo que sucede durante los procesos de Puesta en Marcha e Inicio de un Proyecto.

Como Project Manager, podrías utilizar alguna de las siguientes ideas para ayudarte a documentar la organización del proyecto:

  • Revisar los perfiles de roles y responsabilidades de proyectos similares de la organización.
  • Realizar una reunión con el Ejecutivo para discutir sus responsabilidades y diseñar la Junta de Proyecto.
  • Preparar una reunión tipo taller (workshop) con la Junta de Proyecto utilizando la metodología de esta temática para definir las preguntas más apropiadas a realizar (por ejemplo: ¿Cómo se debería de llevar a cabo la comunicación durante el proyecto? Y ¿quién es el responsable de definir los beneficios?).
  • Confirmar que cada persona cuenta con la autoridad, conocimientos y disponibilidad necesarias acordando (por escrito) sus roles y responsabilidades.

La metodología proporcionada por PRINCE2 para la temática Organización

El propósito de establecer una metodología en ésta temática es ayudar a definir y establecer la estructura de obligaciones y responsabilidades  en el proyecto; en otras palabras, identificar el “Quien” del proyecto.

Un proyecto PRINCE2 se basa en un entorno cliente/proveedor. De una parte está el cliente, quien especificará los resultados y probablemente sea quien pague por el proyecto. De la otra parte están los proveedores, quienes proveerán los recursos, realizarán el trabajo y entregarán los productos requeridos.

En tu opinión, ¿qué determina que un Equipo Gestión de Proyectos sea exitoso? PRINCE2 establece que un Equipo de Gestión de Proyectos exitoso debería:

  • Contar con representación de los usuarios, los proveedores y el comercial (negocio).
  • Tener responsabilidades definidas para dirigir, supervisar y entregar el producto.
  • Contar con informes regulares del proyecto para verificar que todo sigue en marcha.
  • Tener una estrategia efectiva para gestionar los flujos de comunicación hacia y desde las partes interesadas.

Resumiendo: cada proyecto debe tener dirección, gestión, control y comunicación.

La temática Organización proporciona la metodología que permite definir y establecer la estructura de responsabilidades y obligaciones de un proyecto.

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AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

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