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Como llevar PRINCE2 de la teoría a la práctica

Hoy voy a contarte como poner en práctica parte del método PRINCE2 a través de cuatro sencillas medidas que te ayudaran en cualquier ámbito de gestión (profesional o personal).

Siguiendo la metodología PRINCE2 te propongo:teoriaypractica

  • Redactar un Business Case
  • Aprender de la experiencia
  • Trabajar por fases
  • Establecer niveles de tolerancia

Redactar un Business Case

Escribir el Business Case o caso de negocio, implica escribir las razones por las que deseas llevar a cabo el proyecto, detallando los beneficios que esperas obtener.

Es lo primero que deberías plantearte ante cualquier proyecto, y vale la pena hacerlo porque entre otras cosas es una manera de obligarte a pensar en las opciones que se plantean ante cualquier oportunidad o proyecto: no hacer nada, hacer lo mínimo o hacer algo. También te permite reflexionar sobre los riesgos, los costos y el tiempo necesarios para poner en práctica su idea o proyecto.

Recomendación: No intentes desarrollar el Business Case todo de una, ni lo guardes en un cajón una vez lo hayas redactado. Tu conocimiento sobre el proyecto irá aumentando a medida que avanza, y será conveniente que lo vayas revisando para comprobar que vale la pena seguir adelante.

Aprender de la experiencia

Imagina que tuvieras que hacer algo por primera vez, tal vez cocinar alguna receta, o llegar a algún sitio en el que nunca antes has estado. Bien, ¿Qué sería lo primero que harías? Exactamente eso que estas pensando; buscar información al respecto, o pedir ayuda a alguien que ya haya cocinado esa receta  o haya estado ahí antes. Y eso es exactamente lo mismo que deberías hacer al comenzar un proyecto.

Además, durante todo el proceso de elaboración de la receta, o mientras vas de camino a ese nuevo lugar, acumularas una serie de conocimientos que te serán de gran utilidad en el futuro, así que mejor guardarlos de alguna manera.

Lo mismo se aplica en cualquier proyecto, aunque en ese caso es incluso más importante recoger todo el aprendizaje y el conocimiento de una manera formal. Mi abuelo solía decir que un lápiz corto es mejor que una gran memoria.

Recomendación: un sencillo libro de EXCEL te puede ayudar  a organizar una base datos donde sistematizar parte de los nuevos conocimientos y experiencias adquiridos. Aquí te dejo unos ejemplos.

Trabajar por fases

Trabajar por fases tiene mucho que ver con un acertijo que seguro conoces: ¿cómo comerse un elefante?… A bocados, uno cada vez! Lo cierto es que no importa si estamos hablando de comer un elefante, de reformar una casa, de planificar un viaje o de hacer una inversión. Sea lo que sea, la mejor manera, y muchas veces la única forma posible, es hacerlo paso a paso, porque sencillamente no podemos hacerlo todo a la vez.

Además, el trabajo por etapas nos permite ahorrar tiempo y dinero: no hay necesidad de invertir más tiempo, ni dinero, de lo estrictamente necesario hasta que estemos seguros de los resultados de la etapa actual. Así pues, primero “tomamos un pequeño bocado”, y en función de los resultados de esto, decidimos si tomamos un segundo, luego y otro, y otro… así sucesivamente hasta que concluyamos nuestra idea o proyecto. O simplemente hasta que decidamos que es suficiente… tal vez porque después del última “bocado” no haya más razón (argumento comercial) para seguir adelante.

Recomendación: cuanto más cortas sean las etapas, mayor será el grado de control que tengamos sobre el proyecto. No obstante, hay que tener cuidado con no “entorpecer” el desarrollo con innumerables etapas, y  tomar en considerar las fases técnicas.

Establecer niveles de tolerancia

Establecer niveles de tolerancia permite que una autoridad de nivel superior decir: “Mientras el trabajo se desarrolle dentro de los parámetros acordados, no hay problema. Pero si se superan, o se predice que van a superarse, entonces tendremos que hablar”.

¿Puedes apreciar lo práctico que es este concepto? Bien pensado la mayoría de proyectos requieren de un equipo de personas, y trabjar con niveles de tolerancia será mejor para todos: el Project Manager tendrá flexibilidad para actuar, mientras que la Dirección continuará teniendo el proyecto bajo control. Si eres de los que piensas que la microgestión es un  problema, establecer niveles de tolerancia puede ser parte de la solución.

Una reflexión respecto a los niveles de tolerancia; ¿piensas que sería posible hablar de equipos auotgestionadas sin establecer dichos niveles?

Recomendación: siguiendo PRINCE2 es conveniente establecer distintos niveles para cada objetivo del proyecto; tiempo, coste, calidad, alcance, beneficios y riesgos.

Es todo por ahora. Espero que ahora veas mejor lo fácil que es llevar PRINCE2 de la teoría a a la práctica. Por supuesto, estos son sólo algunos ejemplos basados ​​en cuatro de los siete principios de PRINCE2.

¡Hasta la próxima!

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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