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¿Cuánto sabes sobre Kanban?

¿Te parece que Kanban es fácil de implementar? ¿Piensas que Kanban se reduce  a trabajar con un tablero y post-its? Aunque te lo parezca no es necesario elegir entre Kanban y Scrum, y Kanban va mucho más allá de la gestión visual con tableros. En este post repasaremos algunas de las principales ideas erróneas acerca de Kanban.

Kanban - cuanto sabes

Hay una gran confusión y desinformación sobre Kanban; ni resulta fácil de implementar, ni se reduce a la gestión visual con tableros, ni tampoco es incompatible con Scrum o está limitado a trabajar desde un enfoque Ágil.  Lo cierto es  que, al menos desde mi experiencia, si bien puede resultar menos complicado de implementar que scrum, no está exento de complejidad.

En este post repasaremos seis ideas erróneas acerca de Kanban, y aprenderemos más acerca de este sistema de trabajo. ¡Comencemos!

6 ideas erroneas sobre Kanban

Idea 1: Hay que elegir entre Scrum y Kanban

Posiblemente el error más común que he encontrado es pensar que se debe elegir entre Kanban y Scrum. Lo cierto es que plantearse elegir entre uno de los dos es un error dado que NO son incompatibles.

Scrum es un marco de trabajo para desarrollar soluciones. Un sistema de trabajo que establece unos eventos, y define un conjunto de roles, reglas y artefactos que permiten a un equipo pequeño definir y estructurar el trabajo requerido para construir y mejorar una solución (producto o servicio).

Kanban es un sistema para controlar, limitar y, eventualmente, mejorar el flujo de trabajo a través de un sistema. Los conceptos de Kanban se pueden aplicar a cualquier tipo de trabajo: trabajo de soluciones con Scrum, trabajo de gestión de servicios, incluso trabajos de gestión de proyectos tradicionales (Waterfall).

Sí, Kanban se puede aplicar a un proyecto de cascada; siempre que exista un flujo de trabajo a través del sistema de trabajo que sea, se puede aplicar Kanban. No hay nada que diga que para utilizar Kanban se tenga que hacer desde la  Agilidad o Scrum.

Idea 2: Kanban se reduce a trabajar con tableros y post-its

Kanaban

Es muy habitual reducir Kanban a la gestión visual con tableros. Es decir; si tienes un tablero y una representación visual del flujo de trabajo en columnas y  con post-its, estás haciendo Kanban, y si no lo haces… entonces no es Kanban. Bueno, puesto esto no es así.

Visualizar el trabajo es un paso importante en la implementación de Kanban, ya que ayuda a los equipos a detectar inmediatamente las colas, los bloqueos, las personas sobrecargadas, el trabajo desatendido, etc. Por lo tanto, configurar un tablero Kanban suele ser una de las primeras cosas que hará un equipo cuando comience con Kanban.

Trabajar con Tablero Kanban NO significa automáticamente que se está haciendo Kanban. Si un equipo no responde a los problemas que se manifiestan en el tablero, no están haciendo Kanban.

El objetivo real de Kanban no es visualizar el flujo trabajo, sino mejorarlo. Y esto se hace fundamentalmente a través de dos prácticas:

  • Establecer un sistema de trabajo de tipo estirar en lugar de empujar
  • Limitando el trabajo en curso (o WIP).

Si un equipo funciona en base a un sistema de trabajo tipo pull (estirar) en lugar de tipo push (empujar), y si están controlando el trabajo en progreso a través de los límites (WIP), estará haciendo Kanban. Incluso si no tienen un tablero (aunque probablemente lo tenga).

Idea 3: Kanban es fácil de dominar

Muy ligado con el error anterior, existe la idea de que Kanban es un sistema “ligero” o “simple”, adecuado para equipos que encuentran que Scrum es “difícil”.

Si hay algo de cierto en esa afirmación, pero conviene matizarla:

1. Empezar a trabajar con Scrum requiere cambios importantes: es necesario cambiar la forma en que una organización estructura los equipos, entrega el software, financia el trabajo, etc. Muchas empresas no hacen, no pueden o no pueden hacer dichos cambios, reducen Scrum a asignar unos roles, o se atreven con los eventos. Eso no es Scrum, y conduce a todo tipo de horrores Scrum: Scrumfall, Cargo Cult Agile, Zombie Scrum y otros

2. Para empezar a trabajar con Kanban NO requiere cambiar nada, y simplemente se empieza visualizando el trabajo que está en el sistema. Sin embargo, como ya he dicho, es un gran error pensar que Kanban se reduce a eso.

Avanzar correctamente en la implementación de Kanban implicará cambios radicales en la forma en que el trabajo fluye a través del sistema. Kanban es un sistema de cambio y mejora continuos, y algunos de dichos cambios, como pasar de un sistema Push a un Pull, serán tan difíciles como los cambios necesarios en Scrum.

Sin embargo, las implementaciones de Kanban a menudo pueden ser más exitosas a largo plazo debido a que la curva de aprendizaje es más suave. Kanban deja los cambios más difíciles para más tarde, una vez los equipos ya han logrado éxitos y confían en el sistema.

Idea 4: Si trabajas con Kanban no puedes trabajar por sprints

Otro error bastante común es pensar que si empleas Kanban no puedes trabajar con Sprints. Este, es otro de los mitos que refuerza aún más el mito de “Kanban vs Scrum”. Bueno, recuerda que ya hemos dicho que Kanban es un sistema que puede aplicarse y superponerse sobre cualquier estructura de trabajo existente.

Ahora, es cierto Kanban suele aplicarse y tambien su aplicación suele derivar hacia modelos de “flujo continuo”, que no tiene los límites de los  sprint. Pero si empiezas a trabajar con Kanban, no hay nada que diga que no puedas hacerlo dentro de los sprints. ¿Te suena el concepto de ScrumBan?

scrum ban

Idea 5: Kanban es solo para dar soporte a la ejecución

Otro error común es que debido a que Kanban no incluye sprints (recuerda que NO  es cierto), no es bueno para trabar en la planificación. Por lo tanto, solo debe usarse para soporte de producción (ejecución), no para el diseño o desarrollo.

Kanban se puede aplicar a cualquier sistema de producto que tenga flujo de trabajo, ya sea soporte, mejora, mantenimiento, desarrollo, etc. Se puede usar para proyectos pequeños o grandes, trabajos de software, trabajos de fabricación, gestión de inventarios (de dónde provienen) o prestación de servicios

Idea 6: Las políticas explicitas en Kanban hace que sea rígido

No todas las personas que trabajan con Kanban  están familiarizadas con el concepto de “políticas explicitas”. El concepto se refiere a las reglas que se establecen para gestionar el trabajo que se representa en el tablero, y  que son decidas por aquellas personas cuyo trabajo se ve impactado por el tablero Kanban.

Si bien son uno de los elementos fundamentales de Kanban, algunas personas piensan que debido a que Kanban requiere que las políticas sean explícitas, estas deben ser rígidas y están talladas en piedra. Pero nada más lejos de la verdad.

El propósito de trabajar con Kanban es la optimización del proceso y la mejora continua. Para ello, es importante trabajar con políticas explícitas: garantizan que todo sea transparente y se haya acordado, en lugar de las reglas ocultas y lagunas que existen en muchas organizaciones.

Pero el hecho de que una política sea explícita no significa que no se pueda cambiar. De hecho, como parte del proceso de mejora continua, deben cambiar a medida que el equipo aprende y mejora. Kanban solo requiere que , las políticas actuales que gobiernan el sistema de trabajo deben sean explícitas y se comuniquen de forma transparente.

Y tú qué piensas; ¿te parece que Kanbanm es fácil de implementar? ¿Cuál es tu experiencia al respecto? Escríbenos y comparte con tod@s nosotr@s tus dudas y comentarios.

Hasta pronto,

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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