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Decidir como actuar: el modelo Cynefin

En este blog ya llevamos un tiempo hablando de scrum y de su aplicación, no solo en el ámbito del software sino más allá. Recientemente yo mismo escribía acerca de las condiciones “ideales” para implementar scrum, y una de ellas hacía referencia a la complejidad del entorno. En este post, quiere explorar brevemente el concepto de la complejidad a través del modelo Cynefin, que muestra las cuatro situaciones  en las que como organizaciones o personas podemos encontrarnos.

confusión

El modelo Cynefin

El modelo Cynefin desarrollado originalmente por David Snowden, es ampliamente conocido en la actualidad entre la comunidad Ágil. En el modelo se representan las cinco situaciones en las que una organización puede encontrarse, y es cada una de esas situaciones las que determinarán la manera en que deberíamos actuar. En definitiva, es muy útil para determinar cuándo es conveniente utilizar un enfoque Ágil.

Los cinco situaciones del modelo Cynefin

El marco Cynefin compara las características de cinco situaciones o contextos con diferente grados de complejidad: simple, complicado, complejo, caótico y desordenado (en el centro). Observa el diagrama.

modelo cynefin

Pero, ¿qué se entiende por complejidad? Para comprender el concepto de complejidad es necesario partir de dos elementos: el primero se refiere a los elementos del entorno (estructura), y el segundo al comportamiento de los elementos (predictibilidad):

– Estructura: es simple cuando es fácil de comprender, y complicado (NO complejo) cuándo no lo es.

– Predictibilidad: va desde un comportamiento completamente predecible, a uno totalmente impredecible, pasando por situaciones “medianamente” predecibles.

La combinación de estas dos variables, genera cinco situaciones/entornos, cuyas características determinaran cómo afrontarlos mejor.

Entornos Simples

Si es la estructura es simple, y la relación entre sus elementos predecible, entonces estamos hablando de un entorno simple.

En los contextos simples es muy fácil identificar las causas y sus efectos. La mejor manera de afrontar las situaciones simples es recurriendolapiz a las mejores prácticas. Esto es posible porque la respuesta correcta es clara, conocida por todos e indiscutible.

Ejemplos. En ese contexto se incluyen situaciones como la construcción en serie de un mismo producto, o la instalación en muchos clientes de un mismo producto/servicio.

¿Cómo actuar en los entornos simples?

Bien, en este ámbito la tarea de quienes deciden consiste básicamente en:

  • Percibir la situación en función de los datos disponibles
  • Catalogarla
  • Responder en consecuencia, basándose en la práctica establecida.

En estas situaciones el estilo de gestión “Command and Control” funciona muy bien puesto que proporciona los resultados deseados

Peligros

Aunque pueda no parecerlo este entorno no está exento de riesgos. Cabe prestar especial atención a: 1) no simplificar en exceso, y 2) no caer en una “ceguera” consecuencia de una excesiva complacencia que puede impedirnos ver nuevas formas de abordar la situación.

Entornos Complicados

Trabajar en entornos complicados requiere de expertos; personas que conozcan como funcionan, porque si bien son entorno predecibles, es necesario ser un experto para conocer su funcionamiento. En estos entornos las relaciones causa y efecto también existen, pero no son tan evidentes.

¿Cómo actuar en los entornos complicados?

complicadoEn los entornos complicados nos encontramos frente a lo “Desconocido Conocido”; tenemos certeza respecto de qué es lo que no sabemos y por lo tanto es relativamente fácil determinar a quién debemos pedir ayuda. Por ejemplo, podemos saber que le pasa algo raro nuestro coche, pero necesitamos llevarlo a un mecánico para que diagnostique el problema. En este tipo de situaciones, los expertos son los verdaderos reyes.

Peligros.

Este tipo de entornos tampoco está exento de problemas. Hay que prestar especial atención a: 1) Caer en un exceso de confianza en los expertos y en sus soluciones; 2) una parálisis por análisis, y/o 3) excluir  aquellas opiniones de quienes no considerados expertos,  pueden estar más acertados en sus planteamientos.

Entornos Complejos

En los entornos complejos no sabemos con anticipación si una determinada solución va a funcionar. Solo podemos examinar los resultados y adaptarnos. En estos entornos debemos confiar en las soluciones emergentes; las soluciones encontradas, aplicadas anteriormente,  rara vez son replicables con los mismos resultados a otros problemas similares.

¿Cómo actuar en los entornos complejos?

Cuándo nos encontramos en un entrono complejo las soluciones estándares o las recomendaciones de expertos no garantizan la solución. La única manera de gestionarlos es realizar ciclos de prueba y error en los que ensayamos posibles respuestas, evaluamos su impacto y actuamos según esta información.

Este es el ámbito de scrum y del resto de enfoques Ágiles, caracterizados por un desarrollo de la solución de manera iterativa e incremental, y basados en un enfoque empírico.

ciclo-vida-agil

Caótico

Los contextos caóticos requieren de una respuesta inmediata: estamos en crisis y necesitamos actuar de inmediato para restablecer cierto orden.

¿Cómo actuar en los entornos caóticos?

Cuando nos encontramos en una situación caótica, los más importante es solucionar el problema inmediatamente, sin importar la forma técnica. Una vez superado el caos tendremos tiempo de  evaluar y aplicar, si es necesario, una solución más robusta. En estos entornos prima la improvisación.

Desordenado

Los entornos desordenados son especialmente peligrosos, dado que no sabemos en qué “situación” nos encontramos, y por lo tanto no podemos decir la mejor manera de actuar.

¿Cómo actuar en los entornos desordenados?

Si nos encontramos en esta situación toda actividad debería estar dirigida a salir de este “estado” y ubicarnos en uno en el que podamos identificar cómo actuar. Hay que tener especial cuidado en NO actuar en base a nuestras preferencias personales, y tratar de reconducir la situación hacia un entorno que podamos identificar.

Espero que comprendas la utilidad del modelo. Seguro que volvemos a hablar de este modelo y de sus aplicaciones en el ámbito de la Agilidad.

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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