.

El business case. la gran baza de Prince2

reunion-matutina-project-manager

¿Qué sucede en el mundo real?

Antes de conocer PRINCE2 tuve la oportunidad de trabajar como Project Manager en algunos proyectos y en la mayoría de casos nunca vi un “autentico” Business Case. Generalmente lo que ocurre en la organizaciones es que simplemente alguien presentaba el proyecto y conseguía los fondos para realizarlo.

¿Tenían un Business Case? Bien, quizás lo habían redactado, o tal vez simplemente habían decidido llevar adelante el proyecto en una reunión en la que un miembro del equipo argumento que necesitaban un producto determinado, consiguieron la autorización para hacerlo, y acordaron un presupuesto con el resto del equipo de gestión.

Mi consejo es que cuándo actúes cómo Project Manager solicites siempre el Business Case del proyecto para revisarlo.

La metodología de Business Case proporcionada por PRINCE2

El propósito de establecer una metodología en la temática Business Case es la de “establecer un mecanismo para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable” y vale la pena continuar con la inversión.

Revisemos nuevamente la definición y analicemos cada parte:
• Proporcionar un mecanismo…: proporcionar una guía a seguir
• Para determinar si el proyecto es (y se mantiene) deseable: determinar si el producto/servicio se necesita efectivamente (beneficios vs. Costes)
• Viable: ¿Es posible realizarlo? ¿Somos capaces de entregarlo?
• Alcanzable: ¿Es posible alcanzar los beneficios?
• Vale la pena la inversión continua: si no vale la pena, el proyecto debe ser cerrado.

Justificación comercial:

Uno de los principios de prince2 es la justificación comercial continua. El término “Justificación comercial” es un término popular empleado en otros métodos de gestión y que también se emplea en PRINCE2. La justificación comercial hace referencia a que existe una razón comercial válida para llevar a cabo el proyecto y que la misma permanece válida a lo largo de todo el proyecto. Si el Business Case deja de ser valido durante el proyecto, o lo que es lo mismo: este dejara de tener justificación comercial, entonces el proyecto deberá cerrarse. La justificación comercial es, además, uno de los 7 principios de PRINCE2.

¿Qué hace el Business Case por el proyecto?

El Business Case reúne la información necesaria que permite al Project Manager juzgar si un proyecto es deseable, viable y alcanzable y, por consiguiente si vale la pena invertir en él. Normalmente El Business Case  se desarrolla al inicio del proyecto, a menos que la Gerencia Corporativa o del Programa lo establezcan. Una vez creado, se  mantiene durante todo el proyecto.  ¿Por qué se mantiene el Business Case? y ¿qué significa eso de “mantenerse”?

A continuación te pongo un ejemplo para explicarme mejor: tu organización tiene pesando invertir 100,000€ en una aplicación para gestionar las ventas, y  espera tener un retorno de la inversión en 20 meses debido a la reducción de dos administrativos, ya que se requerirá menos trabajo administrativo. Los clientes podrán realizar sus pedidos y revisar toda la información de su cuenta en línea y no necesitarán llamar tan a menudo. Como puedes ver, parece una buena idea y un buen proyecto.

Sin embargo trascurridos 3 meses de proyecto, te enteras que dos de los clientes más importantes no desean utilizar la aplicación web en su departamento de compras, por lo que vas a tener que conservar un administrativo. El retorno de la inversión (ROI) cambiará, ya que ahora serán necesarios 32 meses para recuperar la inversión en lugar de los 20 inicialmente planteados. Es por eso que el Business Case necesita ser actualizado con esta información.

Como Project Manager, estarás interesado en demostrar que el proyecto vale la pena (si piensas que es así), pero a su vez, recomendarás a la Junta de Proyecto cerrarlo en el caso contario. Como puedes ver, el Project Manager se pregunta constantemente ¿Sigue valiendo la pena invertir en este proyecto?

PRINCE2 asume que hay un cliente que solicita un producto, que pagará por él y quizás también lo utilice, además asume que hay un proveedor que producirá los productos. Considera que cliente y proveedor pueden existir en la misma compañía (dos departamentos diferentes), o que el proveedor pueda ser externo.

Post relacionados

Curso Gratis Introducción a Prince2 Soy Miguel, y seré tu guía en este micro-curso de iniciación sobre PRINCE2 desarrollado por Nader K.Rad  y Traducido por Juan Vila Grau para Manag...
MasterClass: PRINCE2 y scrum: en que se diferencian y complementan PRINCE2 y Scrum son dos de los “métodos” de gestión de proyectos más reconocidos y empleados a nivel mundial en la gestión de proyectos. PRINCE...
Diferencias entre PRINCE2 2009 y PRINCE2 2017: las temáticas Aunque en la versión actualizada de PRINCE2 se mantiene el mismo método de gestión de proyectos, se incluyen algunas modificaciones respecto las temát...

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

Utilizamos cookies de terceros para mejorar nuestros servicios. Si continúa navegando, considera que acepta su uso. Más información aquí.  CERRAR