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¿Sabrías decirme que esperas obtener de tu proyecto?

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¿Por qué hemos puesto en marcha esta iniciativa? ¿Qué esperamos lograr con este nuevo proyecto? Un nuevo producto, un nuevo servicio, una herramienta, beneficios económicos, mejorar nuestra imagen de marca… La verdad es que no siempre tenemos clara la respuesta a estas y otras cuestiones acerca de aquello que esperamos obtener de un proyecto. Sin embargo, deberíamos tenerlas antes de lanzarnos a desarrollar cualquier proyecto.

Las consecuencias de no saber responder a lo qué esperamos obtener del proyecto, y por lo tanto ser incapaces de justificar la intervención, o justificarla de manera errónea, son siempre negativas, incluso catastróficas. Pueden llevarnos a poner en marcha proyectos equivocados que si no son detectadas a tiempo acabarán por  arruinarnos.

Contar con una método de gestión proyectos como PRINCE2, puede resultarnos de gran ayuda a la hora de dar respuesta este y otras muchas cuestiones respecto a nuestro proyecto.

Un sencillo ejemplo

Veámoslo sobre el siguiente ejemplo: imagina que tu organización  está implementando un nuevo sistema de ventas online que permitirá a los clientes tramitar pedidos en línea, y a los vendedores gestionar mejor las ventas.

En tu opinión, ¿qué espera obtener o lograr la organización mediante la implementación de este proyecto?… Bueno, lo cierto es que es posible identificar una gran variedad de cosas al respecto. Por ejemplo:

  • Un nuevo y más eficiente sistema de ventas
  • Los informes de ventas del sistema son más fáciles de generar
  • Una reducción de costos en el manejo de los datos del cliente
  • Un aumento en las ventas, ya que los clientes pueden realizar sus pedido directamente en línea
  • Las órdenes de venta serán procesadas más rápido y con mayor precisión
  • El cliente será capaz datos de acceso en línea y seguimiento de pedidos
  • Una reducción del 15% de los costes administrativos del departamento de ventas

Estas respuestas son tan solo un ejemplo de los tipos “cosas” que cómo organización  esperamos obtener después de la implementación de nuestro proyecto (un nuevo sistema de venta en línea). Aunque a priori todas ellos parecen diferentes, una vez agrupadas de la manera correcta podemos apreciar una lógica interna, esencial a la hora de diseñar cualquier proyecto/intervención: productos/servicios > efectos > beneficios.

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Entradas inputs

Las entradas se refieren a cualquier recurso necesario para generar un output o una salida a través de un proceso. Incluye: personas, materias primas, energía, información, recursos financieros… es decir, cualquier recurso susceptible de ser utilizado en un sistema con el propósito de producir el producto/servicio (ouput) deseado.

Salidas o outputs

Las salidas u outputs se refieren al producto o los productos (servicio/servicios) resultantes del proyecto. Estos productos pueden ser tanto objetos físicos, como edificios o programas de software, como objetos intangibles (políticas).

Resultados o outcomes

Ten en cuenta que los productos (outputs) generados por un proyecto, no “hacen nada” por sí mismos; cuando se utilizan, es cuándo se generan los cambios deseados que a su vez deberían  producir los resultados esperados.

Dicho de otro modo: el resultado es la consecuencia derivada del uso de los productos del proyecto. O sencillamente, los resultados describen lo que los usuarios pueden hacer mejor a raíz del producto/servicio desarrollado por el proyecto.

Beneficios

Los beneficios son las ventajas medibles que derivan del uso del producto.

Respecto los beneficios, estos pueden obtenerse durante el transcurso del proyecto, pero la mayoría de los beneficios normalmente se producen una vez proyecto se ha cerrado. Incluso en ocasiones hay que esperar mucho tiempo después.

Veamos cómo aplica está lógica nuestro ejemplo del sistema de ventas online:

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Espero que lo que has leído te haya sido de ayuda, y que la próxima vez que te plantees un proyecto, tengas en cuenta la cadena lógica de productos/servicios > resultados > beneficios.

Hasta pronto,

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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