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Cómo gestionar el Business Case paso a paso

Todo proyecto necesita una “razón de ser”. El documento que mejor sirve a este fin es el Business Case, sobre el que ya hemos escrito al respecto en este blog.  En este post trataremos el método que propone PRINCE2 para gestionar dicho documento en cuatro sencillos pasos.

como gestionar el business case

El Business case: un Documento vivo.

Lo primero que debe recordar sobre el Business Case es que es un documento vivo; no se trata de un documento más que redactamos al inicio del proyecto y luego olvidamos en la estantería, en el fondo del cajón, o en la carpeta del ordenador donde guardamos el resto de la información sobre el proyecto.

Por documento vivo me refiero a  un documento que cambia constantemente, tantas veces como sea necesario, a lo largo de la vida del proyecto. Prácticamente evoluciona al ritmo del proyecto, y es la base para determinar si el mismo debe continuar, o por el contario cancelarse.

Gestionar el Business Case en cuatro pasos  

El enfoque que establece PRINCE2 para gestionar el Business Case consta de cuatro pasos:

1.- Desarrollar

2.- Verificar

3.- Mantener

4.- Confirmar

Básicamente el enfoque podría resumirse como: desarrollar el Business Case al inicio del proyecto, mantenerlo durante la vida del proyecto, verificándolo puntualmente (la Juna de Proyecto), para finalmente confirmar los beneficios.

Business Case

A continuación revisaremos en mayor detalle cada una de las etapas o fase.

1.- Desarrollar el Business Case

Contrariamente a lo que trata de hacerse en la mayoría de ocasiones, el Business Case debe desarrollarse de manera progresiva. El desarrollo del Business Case es paralelo al desarrollo inicial del proyecto (fases iniciales):

  • Antes de iniciarse el proyecto existe el Mandato del Proyecto. Este documento recoge las razones por las cuáles es necesario el proyecto.
  • Durante la fase de Pre-Proyecto; se redacta un borrador de Business Case o un Business Case preliminar.
  • En la fase de Inicio del Proyecto, el Business Case preliminar se completa y se desarrollará en el Business Case detallado, que servirá como documento de base del proyecto.

Respecto al Business Case detallado es conveniente que tengas en cuenta un par de cosas; 1) en la mayoría de ocasiones para desarrollarlo será necesario contar con la colaboración de otros profesionales/especialistas, de dentro o de fuera de la organización. Y 2), NO trates de hacerlo de una sola vez, porque no tendrás toda la información necesaria para hacerlo; el resultado final será un documento pobre y de escasa utilidad.

Gestionar el Business Case

2.- Verificación del Business Case

El propósito de la verificación del Business Case, es determinar si el proyecto continua valiendo la pena.

Cómo ya sabes, el Business Case también se conoce como “la razón de ser del proyecto negocio”. ¿No te parece que tiene mucho sentido plantearse a lo largo de la vida del proyecto si tiene sentido continuar o no con el proyecto, en lugar de seguir con este hasta el final? ¿Qué ocurriría si ya no tuviera sentido continuar con el proyecto?

El Business Case debería verificarse al menos una vez al final de cada fase o etapa del proyecto, para decidir si continuar o no con la fase siguiente.

3.- Mantener el Business Case

Mantener el Business Case hace referencia a mantener el documento “al día” (vivo) para que este refleje lo que sucede en el proyecto. De nuevo, un buen momento para hacerlo es al final de cada fase o etapa del proyecto.

4.- Confirmar el Business Case

Confirmar el Business Case significa evaluar si se han realizado los beneficios esperados, o si estos tendrán lugar. Habitualmente, la mayoría de los beneficios de un proyecto  tienen lugar  después de cerrado el proyecto, aunque algunos pueden realizarse durante el proyecto. Al igual que respecto la verificación y el mantenimiento, el mejor momento para confirmar los beneficios durante el proyecto, es al final de cada fase de entrega.

En un proyecto que sigue PRINCE2 hay un segundo documento al respecto: el  Plan de Revisión de Beneficios. Esto documento se centra principalmente en cómo medir el beneficio, y en cuándo este tendrá lugar.

Es todo por el momento.

Hasta pronto,

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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