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Gestión de proyectos con kanban

Kanban ha demostrado ser una de las herramientas más simples, flexibles y eficientes para la gestión de proyectos. Gestionando un proyecto con kanban podrás visualizar paso a paso el proceso de todo el flujo de trabajo en un tablero Kanban y mejorar su gestión limitando la cantidad de trabajo en progreso.

gestion de proeyctos con kanban

Más allá del entorno de las manufacturas kanban se emplea como un enfoque para la gestión de proyectos. En este contexto, el propósito de Kanban es mantener un flujo constante de trabajo, también conocido como “flujo de valor” (VALUE STREAM).

En la gestión de proyectos los pasos, acciones e hitos necesarios para completar un proyecto están claramente definidos y pueden visualizarse de manera lógica. La finalización de un paso del proceso, conduce a los siguientes pasos y cualquier modificación tendrá efectos en las acciones dependientes. La naturaleza visual kanban, permite observar todo el proyecto desde un punto de vista general, y enfocarse en detalles concretos a través de diferentes tableros.

El flujo de Valor

Respecto a cualquier proyecto, el value stream o flujo de valor del proyecto consiste en el conjunto de todas las acciones requeridas para llevar a cabo un proyecto desde su creación hasta su finalización. El conjunto de acciones que se llevan a cabo durante toda la vida del proyecto pueden:

  • Agregar valor al proyecto
  • No agregar ningún valor, pero ser inevitables
  • No agregar ningún valor, y ser evitable (denominadas desde este enfoque “desperdicios”)

El tablero kanban de Funcionalidades

El “tablero Kanban de Funcionalidades” se emplea para monitorear el desarrollo del proyecto impulsado por las características/funcionalidades. Las columnas en el tablero de Kanban representarán los lanzamientos (releases), y cada columna contendrá todas las características asignadas al lanzamiento que representa.

El tablero kanban de Tareas

Si gestionamos el proyecto desde una perspectiva Ágil, cada funcionalidad estará dividida en historias de usuario, que se ejecutarán por iteraciones.  Las distintas versiones se puede tratar como una subsecuencia en la secuencia de valor, con las historias que se completarán dentro de esa iteración asignada.

Tableros kanban

Tipos de desperdicio en la gestión de proyectos

A todo lo que no agrega ningún valor al proyecto kanban se refiere como “desperdicio”.  Hay diferentes tipos de desperdicio, que p.ej. en el contexto de un proyecto de desarrollo de software, en función de su origen, podríamos identificar tres tipos de desperdicio:

  • De desarrollo del código
  • En la gestión del proyecto
  • En el potencial del equipo

Desperdicios en el desarrollo del código

El desperdicio en el desarrollo del código, como en el desarrollo de cualquier otro tipo de tareas, pueden deberse a alguna de las siguientes razones:

Trabajo parcialmente completado: el trabajo parcialmente completado puede quedar obsoleto e inutilizable. Se puede eliminar con ciclos iterativos y con un código modular que se completa dentro de la iteración.

Defectos: al desarrollar un código o ejecutar cualquier tarea de manera defectuosa, la corrección y el nuevo análisis requieren más tiempo y recursos. Los defectos podrían eliminarse actualizando el conjunto de pruebas, o completando las pruebas y prestando atención a los comentarios continuos de los clientes dentro de la iteración.

Desperdicio en la gestión del proyecto

También en el ámbito de la gestión del proyecto puede producirse “desperdicio” debido a:

Procesos adicionales: documentación innecesaria que requiere tiempo y recursos. ¿Cómo eliminarlos? Se pueden eliminar con: 1) Pre-planificación, para determinar qué procesos son relevantes y necesarios, o 2) con la revisión de la documentación, que asegura que se sigan los procesos relevantes y necesarios.

Entregas: significa pasar el trabajo de una persona o equipo a otro, una vez que se haya completado el trabajo de la primera persona. Puede dar lugar a la falta de conocimiento. Se puede eliminar manteniendo visibles y claros los diagramas de flujo y los wireframes.

Desperdicios en el potencial del equipo

Los desperdicios en el potencial del equipo de trabajo pueden deberse a:

Cambio de tarea: conlleva el peligro de la multitarea, que es un desperdicio. Se puede eliminar centrándose en una tarea en cada reléase (lanzamiento). Los grandes pasos del proceso se segmentan en tareas para:

  • Mejorar la visibilidad
  • Reducir dependencias
  • Permitir un flujo de trabajo sencillo
  • Centrarse en el tiempo de ciclo del trabajo entregado
  • Brindar una forma de detectar y resolver los cuellos de botella

 Esperas: tiempo para obtener instrucciones o información: el equipo queda inactivo si las decisiones no las toma el equipo, o si la información proporcionada al equipo (desarrolladores, probadores, etc.) son recursos costosos. Se puede eliminar permitiendo que los miembros del equipo:

  • Tomen decisiones, para que así no tengan que esperar las instrucciones
  • Tengan acceso a la información para que puedan utilizarla cuando sea necesario

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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