.

CÓMO INICIAR UN PROYECTO CON PRINCE2

¿Cuántas veces has pensado: ojalá nunca hubiera comenzado este proyecto? Seguramente como a la mayoría te habrá pasado más de una vez. ¿Te gustaría conocer un método que te ayude evitar proyectos poco deseables? Continúa leyendo y descubrirás cómo PRINCE2 puede ayudarte al respecto. iniciar un proyecto con PRINCE2

Si todavía no conoces PRINCE2, déjame decirte que como metodología de gestión de proyectos, sirve para gestionar cualquier tipo de proyecto. En este sencillo post voy a explicarte contaré cómo emplear PRINCE2 para comenzar un proyecto de la manera correcta, y evitar comenzar proyectos “poco deseables”. ¡Comencemos!

1.Decidir si el proyecto es viable

Para evitar comenzar proyectos pocos deseables es fundamental contar con un proceso que nos permita determinar la idoneidad del proyecto. PRINCE2 establece para este fin el proceso de Puesta en Marcha. Este proceso incluye todos los pasos necesarios para poder decidir si tu idea de proyecto es realista, y vale la pena llevar a cabo el esfuerzo de planificación del proyecto.

Durante este proceso debemos de valorar, no solo si el proyecto es realista y viable a nivel económico y técnico, sino si vale la pena. Y deberemos hacerlo invirtiendo el mínimo de recursos. Esto último por supuesto, tendrá que ir acorde al tamaño y la complejidad del proyecto que se plantea; algunos proyectos requieren de costos estudios de viabilidad, mientras que otros tan solo de unas de reflexión.

Proceso PRINCE2

2. Registrar de lecciones de proyectos anteriores

Si  nadie nos lanzaríamos a hacer una cosa sin saber cómo hacerlo, ¿por qué lo hacemos con los proyectos? Con el fin de evitar este sin sentido, PRINCE2 establece la necesidad de registrar las lecciones de proyecto anteriores antes de iniciar la planificación del proyecto.

Para recopilar las lecciones de proyectos anteriores es recomendable organizar un taller en el que los participantes, que deberían incluir cualquier parte interesada y especial aquellas personas que han trabajo en proyectos similares, identifiquen las lecciones pertinentes.

3. Diseñar el equipo de proyecto

Uno de los objetivos críticos del proceso de Puesta en Marcha del Proyecto, es crear los roles y asignar a las personas adecuadas para cada uno de ellos.

Por ejemplo, si nos planteamos remodelar el jardín de casa lo que primero necesitamos es un jardinero jefe (el ejecutivo), y luego un jardinero capataz (Project Manager). El Ejecutivo representa los intereses del negocio, los nuestros que somos los que pagamos por el proyecto, y toma las decisiones en consecuencia. El rol del capataz es ejecutar el proyecto en el día a día, manteniendo este dentro de los límites establecidos por el Ejecutivo, quien es además el responsable del proyecto.

Una vez hemos seleccionado los roles de Ejecutivo y Project Manager, debemos pensar en el equipo de trabajo. En este caso también será necesario definir los roles, responsabilidades, etc. De esta manera, todos en el proyecto saben que se espera de ellos, y que pueden esperar de los demás, y evitaremos que la gente se vaya “pasando la pelota”.

4. Responder el “¿por qué?” del proyecto

El Business Case es uno de los elementos centrales de PRINCE2, y debería ser el elemento esencial de cualquier proyecto. Se trata de un documento / herramienta, que nos ayudar a monitorear la validez del proyecto a lo largo de toda su vida; esto es, a responder a la pregunta “¿Por qué estamos haciendo este proyecto?, ¿continua valiendo la pena el esfuerzo?”.

El Business Case incluye debe incluir varios aspectos para poder ayudarnos a responder a la pregunta ¿por qué? Incluye, entre otros: los objetivos del proyecto, las razones qué están detrás de este, la financiación y otras cuestiones de fondo, como los estudios de viabilidad. Trabajar el Business Case es también una oportunidad para determinar algunos de los elementos claves del proyecto, como las expectativas de calidad del cliente o los hitos clave.

Por cierto, ¿sabrías decirme el por qué  de tu proyecto?

5. Decidir el enfoque y redactar el expediente del proyecto

Con toda la información anterior, es el momento de decidir el enfoque del proyecto. En este punto, deberíamos plantearnos cuestiones tipo: “¿Es más rentable desarrollar la solución nosotros mismos, o la subcontratamos? ¿Deberíamos centrarnos en modificar un producto existente o crear uno nuevo? etc.

Llegados este punto estaremos en condiciones de redactar el Expediente del Proyecto. Este documento recoge la descripción del propósito, coste, tiempo y los requerimientos de la solución a desarrollar por el proyecto, así como las restricciones. El Expediente del Proyecto asegura que el proyecto cuente con un punto de partida: una buena definición y su comprensión por todas las partes.

6. Planificar el inicio del proyecto

Te puede gustar más o menos, pero la planificación es parte esencial de la gestión de cualquier proyecto, y puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

En este punto no se trata de planificar todo el proyecto, sino de planificar cómo se llevará cabo la fase planificación del proyecto. Los trabajos a realizar incluyen: crear el plan de la fase de inicio, revisar y analizar los riesgos y obtener la aprobación para iniciar el proyecto.

Si llegado a este punto piensas: “PRINCE2 no es para mí, es demasiado complicado y requiere de muchos documentos, reuniones, etc”. Bien, lamento decirte que no podrías estar más equivocado. Claro, todos estos pasos cuestan tiempo, esfuerzo y dinero  pero ¿No costaría muchísimo más comenzar un proyecto que no valía la pena iniciar?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

Utilizamos cookies de terceros para mejorar nuestros servicios. Si continúa navegando, considera que acepta su uso. Más información aquí.  CERRAR