.
05/07/2018

Kanban: ¿por dónde empiezo?

“Aunque algo funcione, siempre se puede hacer mejor”. Ese es el principio sobre el que se basa la filosofía japonesa Kaizen, que proviene de “kai” (cambio) y “zen” (bueno), y  el mismo en qué se sustenta el método kanban. ¿Quieres aprender por dónde empezar a implementar un sistema de trabajo kanban?

Kaizen

El origen de Kanban se encuentra en los procesos de producción de vehículos “just-in-time” ideados por el fabricante japonés Toyota. En la actualidad se ha extendido mucho más allá, y empieza a ser habitual ver tableros Kanban para gestionar cualquier flujo de trabajo/operaciones: incidentes que resolver, un embudo de ventas, solicitudes que atender, las tareas de un equipo de desarrolladores, etc.

No te dejes engañar por lo que ves, mucho más complicado de lo que parece, y poner en marcha un sistema de trabajo en torno a esta técnica puede resultar bastante complejo. En este post tratare de simplificar a grandes rasgos por dónde empezar a implementar un sistema de trabajo basado en esta técnica.

Objetivos de Kanban

Cuándo pensamos en implementar kanban, posiblemente  lo haremos guiados por alguno de estos dos objetivos (propósitos):

1. Mejorar la calidad; el flujo de trabajo no puede seguir avanzado en el proceso hasta la siguiente fase, si la fase actual no se ha completado correctamente en base a unos criterios de calidad previamente establecidos.

2. Mejorar la predictibilidad; ¿te resulta difícil predecir el trabajo de los equipos? Kanban contribuye a terminar con el caos generado por las saturaciones o los cuellos de botella que pueden generarse durante el desarrollo del proceso de trabajo, obstaculizan el flujo de trabajo y dificultan la predictibilidad del equipo.

Kanaban

¿Por dónde empezamos a implementar un sistema Kanban?

Al cuestionarnos implementar un sistema Kanban debemos atender a dos elementos clave: unos principios básicos y unas prácticas clave.

Principios Kanban

1. Empieza con lo que estás haciendo

Empezar a implementar kanban no requiere ningún cambio radical en nuestro modo de trabajo. Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo y tú sabéis cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estáis haciendo bien o si hay que cambiar algo. Es decir, NO existe el Proceso de Desarrollo de Software Kanban o el Método de Gestión de Proyecto Kanban.

2. Respeta el proceso actual, los roles y las responsabilidades

Muy ligado con el principio anterior implica respetar el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno.

Al respecto, seguramente existan en el proceso elementos que funcionen de manera aceptable y que valga la pena conservar. Además, debemos trabajar pensando en  facilitar el cambio futuro, y esto implica trabajar para reducir la resistencia al cambio. Respetando los roles, las responsabilidades y los procesos actuales, eliminamos los temores y resistencias iniciales al cambio. Ello, debería permitirnos obtener un apoyo más amplio para nuestra iniciativa Kanban

3. Acepta un cambio progresivo y evolutivo

La organización (o equipo) debe aceptar que sus circunstancias actuales justifican un enfoque de mejora suave y evolutivo. Sin el acuerdo de que un cambio progresivo, evolutivo e incremental es necesario, y es el camino correcto, no contaremos con el entorno adecuado o el con apoyo de gestión necesario para implementar con posibilidades de éxito una iniciativa de Kanban.

Curso - Gestión de Tareas con Kanban

Prácticas clave de Kanban

Visualizar el flujo de trabajo

Muchos enfoques de gestión de negocios por procesos prescriben flujos de trabajo, pero kanaban no; solo requiere que el flujo actual esté documentado de una manera que pueda visualizarse fácilmente. Para comenzar una mejora de Kanban, es importante mapear visualmente el proceso tal como existe en la realidad. Solo entonces serán obvias las oportunidades de mejora. La visualización continúa una vez que Kanban se implementa, y sirve como una forma de comunicar el estado de los proyectos, procesos e inventarios.

Para visualizar el flujo de trabajo Kanban recomienda usar un panel con tarjetas (que dan nombre al método) que definan cada tarea dividiéndola en columnas que indican cada fase del proceso de trabajo.

Limitar el trabajo en curso

Uno de los objetivos de Kanban es la predictibilidad. Para ello es necesario que el flujo de trabajo se mantenga constante; que cada parte de la solución se desplace de manera constante y eficiente de principio a fin con el menor desperdicio y retraso posible. Para logralo, es fundamental limitar el trabajo en curso.

Básicamente implica que si empiezas debes terminarlo antes de empezar otra cosa. Este es un práctica básico del Kanban y, en mi opinión, uno de los pilares para gestionar de manera eficiente cualquier flujo de trabajo.

Gestionar el flujo

Kanban no es algo que pueda llegar a terminarse o acabarse. Uno de los pilares de Kanban es la mejora constante, y para ello, además de visualizar el flujo de trabajo hay que controlar su funcionamiento. Ver en todo momento si las piezas están funcionando o si alguien tiene problemas y solucionarlos.

Gestión Ágil con Kanban

Monitorear y analizar el flujo de trabajo constantemente para buscar mejoras es fundamental. Las condiciones, los recursos y las demandas de los clientes cambian con el tiempo, por lo que siempre es importante evaluar el flujo y buscar bloqueadores o fricciones que puedan aliviarse. La mejora debe ser acordada en equipo, aportando la experiencia de todos los miembros del equipo.

La filosofía Kanban se puede aplicar a cualquier producto o solución que se entregue, ya sea software, atención médica o servicios profesionales. Y tú, ¿ya lo utilizas?

Post relacionados

Ventajas de gestionar con timebox Timebox es un concepto básico de los enfoques Ágiles y de scrum. Se trata de una técnica de gestión del tiempo que permite organizar el desempeño del ...
Kanban y scrum: cómo mejorar la velocidad del sprint ¿Quién dice que se tenga que elegir entre Kanban y scrum? Te propongo tres soluciones para mejorar la velocidad del sprint combinando Kanban y scrum. ...
La Gestión de Proyectos y el flow El flow puede convertirse en una pieza clave en la gestión de proyectos: nos permitiría terminar las tareas en menos tiempo, lograr un estado de satis...

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

Utilizamos cookies de terceros para mejorar nuestros servicios. Si continúa navegando, considera que acepta su uso. Más información aquí.  CERRAR