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La gestión por fases en PRINCE2

La gestión por fases es algo habitual en los proyectos, incluso en la realización de tareas. Consiste básicamente en dividir  el proyecto o la tarea principal en otras más pequeñas, que permiten establecer puntos de control para decidir acerca de la viabilidad del proyecto o la tarea; ¿vale la pena continuar?, ¿estamos haciéndolo e la manera adecuada?…

GESTIÓN POR FASES 1

La gestión por fases y PRINCE2

Uno de los siete principios de PRINCE2 es la “gestión por fases”. Este principio se refiere al hecho de que un proyecto se planifica, gestiona y controla fase a fase. Esta forma de gestión conlleva dos ventajas principales:

  • La planificación detallada se limita a un marco temporal previsible, la fase que justa vamos a comenzar,  cosa que limita el tiempo y los recursos que es necesario invertir en las tareas de planificación.
  • Proporciona a los niveles de la organización responsables del éxito del proyecto diversos  puntos de control a lo largo de todo proyecto.  El grado de control, la cantidad de puntos de control,  puede variar en función de la complejidad del proyecto: las etapas más cortas ofrecen un mayor control que las etapas más largas.

Etapas técnicas vs etapas de gestión.

Al considerar la gestión por fases de un proyecto, es necesario distinguir entra las fases  de gestión y las fases técnicas.  Las últimas se refieren a  un conjunto de fases definidas por  las habilidades de “especialista” necesarias para llevarlas a cabo: diseño, planificación, construcción, formación etc.

Gestión por fases

Las fases de gestión se refieren a la división del proyecto en partes que implican puntos de control o decisión; son fases establecidas con el propósito de controlar el proyecto.

Gestionar por fases y por procesos

Habitualmente durante cada una de las fases se llevan a cabo diferentes procesos. La forma en la que se desarrollan los diferentes procesos se conoce como ciclo de vida.  Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un resultado específico:

1.- Se toman unos INPUTS definidos;

2.- Se convierten en OUTPUTS;

3.- Los OUTPUTS serán los  INPUTS del siguiente/es proceso/os.

Procesos

4.- Se requiere de unas ACTVIDADES para transformar los INPUTS en PRODUCTOS, además de unas TÉCNICAS,  unos ROLES con sus respectivas RESPONSABILIDAES definidas.

El principal argumento a favor de la gestión basada en procesos o por procesos radica en que gestionando de esta manera los resultados se alcanzan con más eficacia al centrarse en los resultados del proceso, no en las actividades.

Las fases de gestión y las fases técnicas no tienen que estar alineadas. Además, las etapas técnicas a menudo se superponen, pero las ases de gestión nunca lo hacen. Recuerda, las fases de gestión se refieren a los puntos de decisión; van una tras otra de manera consecutiva, nunca  se superponen, y son secuenciales.

Como veremos a continuación, el número de fases de gestión depende del proyecto. Las fases técnicas, están determinadas por los procesos, y aunque son muchos y variados los nombres que se utilizan para referirse a estos, habitualmente son: análisis > diseño >desarrollo > integración>prueba.

¿Cuántas fases de gestión son necesarias?

El número de fases de gestión dependerá del proyecto. ¿Sabes por qué? Bueno, como te decía antes, a más etapas mayor control, y a menos etapas menor control.  La cantidad de control necesario dependerá del tamaño y del riesgo del proyecto: si el proyecto implica muchos riesgos,  es mejor establecer “más” puntos de control para un mejor control.

Hay otros factores que determinará la cantidad de fases de gestión: la confianza de la Junta de Proyecto o de la Gerencia en el Project Manager o Administrador del proyecto (a más confianza, menos etapas); o el número de decisiones clave que deba realizarse (más decisiones  clave, más etapas).

A pesar de que el número de las etapas de la gestión es flexible y dependerá del proyecto, todos los proyectos gestionados siguiendo el método  PRINCE2 debe tener al menos dos fases: 1) la fase de iniciación, para asegurarse de que existe una base firme para  llevar a cabo el proyecto, y 2) al menos una fase de entrega, para desarrollar el producto o servicio.

 Hasta la próxima.

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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