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Cómo planificar proyectos con PRINCE2

La planificación basada en productos es una parte fundamental del método de gestión de proyectos PRINCE2. Es una técnica que permite identificar todos los productos (entregables del proyecto) que constituyen o contribuyen a la consecución de los objetivos del proyecto, y el trabajo  necesario para entregarlos.

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La Planificación basada en Productos y PRINCE2

La Planificación Basada en los productos es la técnica empleada en PRINCE2 para llevar a cabo la planificación del proyecto, y uno de los  siete principios de PRINCE2.

Esta manera planificar es diferente: implica enfocarse en los resultados tangibles (productos/servicios) y los resultados, y planificar el proyecto desde la perspectiva de los clientes, en lugar de centrarse en las actividades (punto de vista del proveedor). Al fin y al cabo lo que interesa es el producto/servicio, entendido como el resultado del proyecto, y no tanto el trabajo o las actividades necesarias para realizar dicho producto/servicio.

Al respecto, recuerda que PRINCE diferencia entre dos tipos de productos: los productos de gestión y los productos de especialista. Los primeros, por ejemplo el Business Case, el Plan de Proyecto o el Registro de Riesgos, son los “productos” necesarios para mantener el proyecto bajo control (gestionarlo). Los segundos, hacen referencia a aquello que el proyecto está destinado a producir; un CRM, un edificio…

Elementos de la Planificación basada en productos

Los cuatro elementos básicos de la planificación basada en productos son:

1. La Descripción del Producto del Proyecto; una descripción de la entrega general del proyecto, bien sea un producto o un servicio.

2. Las Descripciones de Producto; las descripciones detalladas de cada producto (entregable) que constituye el producto final. Son los distintos subproductos que forman en producto.

3. La Estructura Jerárquica de Productos; cómo cada uno de los productos (entregables) están relacionados entre sí. Ten en cuenta que la Estructura Jerárquica del Producto NO muestra la secuencia! Simplemente define los productos (entregables) de un proyecto y cómo se relacionan entre sí.

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4. El Diagrama de Flujo de Productos: la secuencia en la que se entregarán los productos.

Los cuatro elementos de planificación aplican a los distintos niveles de planes que se establecen en un proyecto PRINCE2.

¿Cómo se lleva a cabo la planificación basada en los productos?

Como Project Manager al planificar no deberías tratas de planificar el proyecto de forma aislada. Todo lo contario; deberías buscar la colaboración del resto del equipo. Los necesitaras para dividir el producto/servicio principal del proyecto en subproductos, tareas y actividades y para  establecer las dependencias, y estimar las duraciones.

PRINCE2 establece los siguientes pasos para llevar a cabo una planificación basada en el producto:

1.- Identificar las expectativas del cliente

2.- Establecer los criterios de aceptación del Producto del Proyecto

3.- Establecer la Descripción del Producto del Proyecto

4.- Crear la Estructura Jerárquica del Producto

5.- Redactar las  Descripciones de  Producto

6.- Crear el diagrama de flujo

7.- Identificar Actividades y Dependencias

8.- Preparar las estimaciones (en base a las actividades identificadas)

9.- Establecer una agenda/calendario

10.- Documentar el Plan

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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