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¿Por qué utilizar un método o marco de gestión de proyectos?

gestión de proyectos

Cuando gestionamos un proyecto, cualquier proyecto, nos ocupamos de planificar, delegar, seguir y controlar el proyecto. En  otras palabras, nos ocupamos de administrar el proyecto.

El objetivo del Project Manager, gerente o director de proyecto, es alcanzar los objetivos del proyecto dentro de los límites establecidos de: tiempo, costo, calidad, alcance beneficio y riesgo. También podemos, simplemente decir, que el Project Manager se encarga de asegurar el retorno de la inversión, y de producir el producto que genere los beneficios.

Hasta aquí la teoría. Pero, ¿Qué pasa en la realidad?

En realidad…

En realidad lo que ocurre es que no somos conscientes de la enorme cantidad de cosas que pueden salir mal en cualquier proyecto. Por ejemplo, imaginemos un proyecto que consiste en poner en marcha un nuevo producto, para lo que necesitaremos una nueva máquina. En principio, hemos estudiado el proyecto, hemos hecho los números básicos para estudiar el retorno de la inversión, y hemos tomado la decisión llevar a cabo el proyecto. Básicamente vamos a necesitar:

  • Contratar a diferentes especialistas para que lleven a cabo las distintas tareas
  • Coordinar, gestionar, el trabajo de los distintos especialistas

Llegado este punto, permite que te plantee dos posibles situaciones:

1.- Una semana antes de que llegue el equipo técnico que se encargará de instalar la nueva máquina, descubres que el sitio no está listo.

Las consecuencias de este retraso son muchas. Por citar solamente alguna de ellas: la máquina no podrá instalarse a tiempo, y la organización que tenia planificada su instalación podría penalizarnos económicamente; el nuevo producto no podrá lanzarse a tiempo, coincidiendo con la temporada y no se alcanzarán los resultados estimados de venta, lo que afectará al retorno de la inversión y a la viabilidad del proyecto; todo el proyecto se retrasará, o será necesario invertir más dinero para ponernos al día.

2.- El lugar en el que se ubicará la nueva máquina esta lista a tiempo, pero la instalación no cumple con los requisitos necesarios (salida de humos, potencia de la instalación eléctrica…).

Un vez más, esta situación repercutirá en todo el proyecto de manera negativa.

Gestión de proyectos

Como puedes ver, es necesario contar con una persona que se encargue de planificar el trabajo, controlar que se está haciendo correctamente, realizar comprobaciones, prever los riesgos, hacer frente a los problemas que puedan surgir, identificar aquellas áreas en la que pueden reducirse costes, y un largo etc.  En definitiva hace falta alguien, un Project Manager, que se encargue de administrar el proyecto.

Espero que ahora puedas ver porque es necesario contar con método de gestión de proyectos. No importa su tamaño, naturaleza o el lugar donde se lleve cabo. ¡Ojo! No te estoy diciendo que con seguir un método basta para llevar a buen término un proyecto, pero sí que aumentará tus posibilidades de éxito.

Una última cosa, puedes optar por diseñar y seguir tu propio método, con todo lo que ello implicar: tiempo, mucho tiempo y mucho dinero para diseñarlo y probarlo. O puedes optar por seguir algún método ya consolidado como PRINCE2, AgilePM, PRINCE2 Agile ™, etc. ¡Tu decides!

Saludos, y hasta la próxima.

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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