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PRINCE2: gestionar el proyecto por niveles

DIRIGIR PROYECTOS

Los niveles de gestión de un proyecto PRINCE2

Lo cierto es que muchas organizaciones no tienen bien establecida la diferencia entre ambos niveles y eso implica números problemas en la gestión y resultados del proyecto, no solo debido a las continuas intromisiones que se producen en uno y otro ámbito, sino también a las “lagunas” que se generan.

Al respecto, emplear PRINCE2 como método de gestión de proyectos puede representar grandes beneficios para nuestra organización. Uno de los más importantes,  proporcionar una estructura de roles y responsabilidades perfectamente definidos, nos permitirá establecer unos límites, y determinar que esperar de cada cual.

Seguramente esto te parecerá una obviedad, pero bien como Team Manager, Project Manager o miembro de la Junta de Proyecto, los resultados de tu trabajo estarán en gran medida determinados por el grado de cumplimiento del resto de los miembros del equipo respecto de sus obligaciones. Así que es mejor dejar claro, que esperar de cada quien.

Estructura del equipo de gestión de proyectos

PRINCE2 define un proyecto como “una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales según un Business Case convenido”. Dicha organización, se conoce como equipo de gestión de proyectos y esta estructurada en tres niveles, tal y como puedes ver en el siguiente diagrama.

Organización de un Proyecto PRINCE2

Por lo que respecta a este post, me centrar en el nivel de Dirección, y en las diferencias con el nivel de la Gestión de Proyectos, por ser entre ambos donde más confusión genera nivel práctico.

La Dirección de Proyectos

La función de dirigir el proyecto corresponde a la Junta del Proyecto, que debe hacerlo respetando los límites impuestos por la gestión corporativa o del programa. La gestión corporativa o del programa, representaría un cuarto nivel por encima de la Dirección del proyecto, y no forma parte del Equipo de Gestión del Proyecto.

Dos funciones básicas, que no son las únicas, corresponden a este nivel que es además responsable del éxito del proyecto:

  • Controlar que el proyecto se mantenga dentro de las restricciones impuestas por la gestión corporativa o del programa
  • Delegar la gestión diaria del proyecto en el Project Manager, el nivel de gestión directamente por debajo de la Dirección de Proyectos.

Así pues, la Junta de Proyecto lejos de encargarse de la gestión diaria del proyecto debe delegar dicha función en el Project Manager, y establecer los controles necesarios para asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro de los límites impuestos por la gestión corporativa o del programa. ¿Cómo lo logra? PRINCE2 establece tres mecanismos claves al respecto; la gestión por fases, los niveles de tolerancia, y la gestión por excepción.

Dirección de un proyecto

La gestión por fases es uno de los siete principios que sigue PRINCE2, y establece que un proyecto se planifica, supervisa y controla fase por fase. Por lo que respecta a la relación entre los nivel de Dirección y gestión, se establece como una especie de “contrato de fase” que vincula a ambas partes, y establece como debe procederse.

Las tolerancias hacen referencia a las desviaciones permisibles, por arriba o por abajo, del objetivo de un plan respecto a la variables de un proyecto (tiempo, coste, calidad…) sin necesidad de informar al nivel de gestión inmediatamente superior. Lo que la Junta de Proyecto hace es establecer unos niveles de tolerancia para cada fase del proyecto que el Project Manager debe respetar en la gestión diaria del proyecto.

Mientras el proyecto se mantenga dentro de los límites establecidos para esa fase todo irá bien y el Project Manager puede tomar las decisiones que considere oportunas. Sin embargo si se exceden los niveles de tolerancia establecidos, o se prevé que puedan excederse el Project Manager debe informar al nivel superior, la Dirección del Proyecto.

Las excepciones hacen referencia a aquellas situaciones en las que se prevé que se superarán los niveles de de tolerancia acordados entre el Project Manager y la Junta de Proyecto, o entre esta última y la gerencia corporativa o del programa. En tales casos, PRINCE2 establece un procedimiento para gestionarlas.

Recuerda

La Dirección del proyecto (Junta del Proyecto) es responsable del éxito del proyecto, y se encarga de: 1) controlar que el proyecto se mantenga dentro de límites impuestas por la gestión corporativa o del programa, y 2) de delegar la gestión diaria del proyecto en el Project Manager, el nivel de gestión directamente por debajo de la Dirección de Proyectos.

La Gestión del Proyecto (Project Manager) es responsable de la gestión diaria del proyecto dentro de los límites impuestos por la Junta de Proyecto. La principal responsabilidad del Project Manager es asegurarse de que se produzcan los productos o servicios (la solución) requeridos de conformidad con  las objetivos de tiempo, coste, calidad, alcance riesgo y rendimiento de los beneficios.

Espero que ahora haya quedado claro la diferencia entre dirigir y gestionar un proyecto.

Saludos y hasta la próxima.

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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