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PRINCE2: gestionar la calidad en base al producto

La clave para comprender la gestión de la calidad en PRINCE2 está en tener clara la distinción entre la Descripción del Producto del Proyecto y las Descripciones de Producto del Proyecto. Estas últimas hacen referencia a los distintos subproductos que forman el Producto del Proyecto, y que se van entregando sucesivamente en cada fase.

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El enfoque en los productos

El enfoque en los productos es uno de los principios de PRINCE2, lo que significa que el Producto del Proyecto debe definirse cuanto antes, de la manera más detallada posible.

Cuando un producto no está descrito correctamente, cada uno de las partes interesadas en el proyecto puede tener una idea distinta acerca de cómo debería ser el producto. Una descripción del Producto del Proyecto correcta proporcionará claridad acerca de su uso, composición, origen, dimensión y criterios de calidad.

La temática planes también sirve de sustento al principio de Enfoque en los productos, ya que las Descripciones de Productos se crean como parte de la planificación basada en el producto.

Recuerda: un proyecto PRINCE2 centra su atención en la definición y la entrega de productos; en particular en sus exigencias de calidad.

La Descripción del Producto del Proyecto

Piensa en cualquier proyecto: desde la construcción de un bloque de edificios, elaborar implementar una web o llevar a cabo una conferencia, incluso una boda o una fiesta de cumpleaños. En primer lugar va a ser necesario que todas las personas que intervengan en el proyecto, los interesados, estén de acuerdo o tengan una misma comprensión de aquello que es el objeto del proyecto.

Además, será necesario contar un una idea de la calidad final del bloque de edificios, la página web, la conferencia o la fiesta de cumpleaños. ¿Cómo sabremos que aquello que estamos haciendo es de calidad? Al respecto PRINCE2 se refiere a la “calidad” como al conjunto de características que hacen que el objeto del proyecto cumpla con las expectativas y satisfagas las necesidades indicadas.

La Descripción del Producto del Proyecto es un documento que básicamente incluye las expectativas de calidad y los criterios de aceptación establecidos por el cliente para la aceptación del producto del proyecto. Su principal propósito es obtener del cliente su consentimiento acerca del alcance y los requerimientos del proyecto.

PRINCE2 establece elaborar este documento a partir de otros dos:

  • Las Expectativas de Calidad del Cliente; se refiere a la calidad esperada del producto del proyecto.
  • Los Criterios de Aceptación del Cliente; es una lista priorizada de todas los criterios que el producto del proyecto debe satisfacer para que el cliente los acepte. Al respecto deben estar redactados de manera que sean “medibles”.

Las Descripciones de Producto

La Descripción de Producto debe crearse para cada uno los productos que forman parte del producto del proyecto. Forma parte de la actividad de planificación, que como ya hemos dicho, también se sustenta en el principio de enfoque en los productos.

Idealmente esta tarea debería llevarse a cabo en la fase de Inicio de un Proyecto, sin embargo no siempre podrá ser así. Es decir, en ocasiones por las características del proyecto, no podemos llevar a cabo una descripción detallada de todos los elementos que forman parte del producto del proyecto en la fase inicio. Es por ello, que PRINCE2 establece que las pueden añadirse nuevas Descripciones de Producto, o actualizarse o completarse, al final de cada fase, a través del proceso de Gestión de los Límites de Fase.

ejemplo

El contenido típico de la Descripción de Producto es similar a la de la Descripción del Producto del Proyecto; mientras que la última se refiere al objeto final del proyecto, las Descripciones de Producto se refieren a los distintos subproductos que forman parte del producto final.

Contenido

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Control de la Calidad

Una vez se han definido el producto del proyecto  el Project Manager debe controlar que se cumplen con los criterios de calidad de cada Descripción de Productos, para asegurar que el Producto del Proyecto será aceptado por el cliente. En caso de que hubiera algún problema, debe articular las medidas necesarias para resolverlo.

El control de la calidad implica aplicar y realizar un seguimiento de los métodos de calidad descritos en el proyecto. Para ello el Project Manager debe valerse del Registro de la Calidad, y las diferentes medidas acordadas en el documento de Gestión de la Estrategia de la Calidad, que deberá haber redactado durante la fase de inicio del proyecto. Además, PRINCE2 cuenta con una técnica específica para la Revisión de Calidad.

Saludos,

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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