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Proyectos, programas y portafolios

Proyectos, programas, y portafolios… ¿qué son¿ ¿cuál es la diferencia? y lo más importante, ¿cómo se complementan? A continuación una breve explicación en un lenguaje muy sencillo, que seguro te ayudará aclarar estas y otras dudas al respecto.

Proyectos, programas y portafolios: definición

Un proyecto puede definirse sencillamente cómo una serie única de acciones, diseñadas para lograr un objetivo único dentro de un tiempo específico y unas limitaciones de coste. Esta definición es concisa y fácil de entender; incluye términos como “serie de acciones”, “objetivo único” y “dentro de las limitaciones de tiempo y dinero”.

Proyectos - programas - portafolios

La forma más sencilla de entender un programa es cómo un grupo de proyectos relacionados que contribuyen al mismo objetivo de negocio. Un programa tiene una meta clara y definida, y cada uno de los proyectos que lo conforman contribuye al cumplimiento de los objetivos del programa.

Finalmente un portafolio se refiere a un grupo de programas, proyectos y / o operaciones gestionadas como un grupo. Aunque los componentes de una cartera se administran juntos para alcanzarlos objetivos estratégicos, no tienen que ser interdependientes, o estar necesariamente relacionados.

Gestión de proyectos, programas y portafolios

Gestionar se refiere a organizar y coordinar un conjunto o serie de actividades con el fin de alcanzar unos objetivos previamente definidos. En este sentido, y teniendo en cuenta la definición de proyectos, programas y portafolios, hay que distinguir entre:

Gestionar proyectos, que se refiere a la planificación, monitoreo y control de todos los aspectos de los proyectos con el fin de lograr los objetivos del proyecto dentro de los límites establecidos de tiempo, costes y calidad. La gestión de proyectos tiene que ver con el éxito del proyecto.

Gestionar programas, que se refiere a la gestión de varios proyectos relacionados (programas) para lograr un resultado o beneficio deseado. Ten en cuenta que la gestión de programas no tiene tanto que ver con el éxito de cada uno de los proyectos, como con el éxito de la iniciativa o programa en su conjunto.

Gestionar portafolios, que no se centra en la gestión detallada de cada uno de los proyectos y programas, sino en la gestión del cambio desde un punto de vista estratégico. La gestión de portafolios ayuda a responder preguntas como: ¿estamos seguros de que esta inversión, proyecto o programa, es conveniente para nuestra organización? ¿Cómo va a contribuir a la inversión a la consecución nuestros objetivos estratégicos?

En que coinciden y se diferencian la gestión de proyectos, programas y portafolios

Las tres actividades están alineadas y orientadas por la estrategia de la organización, pero cada una contribuye de manera diferente a la consecución de los objetivos:

La gestión de proyectos tiene que ver con la consecución de entregable concretos (outputs) necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

La gestión de programas se centra en la consecución de los objetivos del proyecto, dentro del ámbito del programa o portafolio.

La gestión de portafolios se refiere a: la selección de proyectos o programas adecuados, su priorización, y la obtención de los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

Como puedes ver en el diagrama siguiente, una organización diseña sus portafolio en basa a su estrategia. Un portafolio  se compone de proyectos y programas; y un programa sólo de los proyectos.

organzaición y estrategia

Por el momento es suficiente. Próximamente escribiré más al respecto.

Saludos cordiales,

JLVG

 

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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