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Retrospectivas scrum: cómo pasar a la acción

Businessman tenacity

Las retrospectivas son en mi opinión uno de los eventos fundamentales de scrum, por no decir el más importante. De todos los elementos que establece scrum (roles, eventos y artefactos), los valore y principios tan solo se refieren de manera concreta a las retrospectivas:

# 12.- A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

 A pesar de todo el potencial de las retrospectivas, y del papel que estas juegan en la Agilización de un equipo de trabajo, es fácil que estas reuniones acaben siendo un fiasco; reuniones en las que no se pasa de hablar…

A continuación te propongo un sencillo método de siete pasos para organizar las retrospectivas, y pasar a la acción.

1.- La historia de la iteración

Aunque habitualmente en las retrospectivas los equipos tienen prisa por hablar sobre aquellos aspectos que fueron bien y mal, es recomendable tomarse un tiempo y comenzar la retrospectiva analizando la pasada iteración. Podemos hacerlo  “contando la historia” de la iteración; ¿cómo empezó?, ¿cuál era la meta?, ¿qué ocurrió?, ¿cómo termino?…

2.- Destacar los eventos más relevantes

Tras haber compartido la historia sobre la iteración, todos deberíamos compartir o tener una misma idea  sobre cómo fue la iteración. Es momento de destacar aquellos eventos o elementos que impactaron de manare más relevante en el desarrollo de la iteración. Si queremos, podemos agruparlos en categorías, pero no deberíamos invertir demasiado tiempo en este proceso.

3.- Divide y vencerás

El tercer paso consisten en establecer una priorización relativa de los eventos que previamente hemos destacado. Los criterios de priorización varían en función del equipo; puede ser que estos estén determinados por la estrategia de la organización o que respondan otros intereses.

Una buena forma de prioriza es considerando el impacto de dichos eventos sobre la capacidad del equipo, y la habilidad del equipo para eliminarlos, es decir; aquellos con un alto impacto, y que sean fáciles de superar deberían ser los primeros en ser eliminados.

Si los elementos son muy grandes, lo mejor es dividirlos en otros más pequeños; recuerda que en las retrospectivas preferimos enfocarnos en mejores más pequeñas y potencialmente realizables, en otra demasiados grandes o ambiciosas.

4.- Análisis de la raíz del problema

Marketing Agil 2

Una vez decidido el ámbito de mejora sobre el que vamos a trabajar, deberíamos asegurarnos de atacar al problema desde la raíz, y evitar actuar únicamente sobre los síntomas. Hay muchas maneras de llevar este análisis acabo; por ejemplo los árboles de problemas.

La finalidad es analizar el problema para diferenciar entre las acusas y los efectos de este, y asó plantear la solución del problema desde los más próximo a la raíz.

5.- Plan de mejora

Una vez delimitado el aspecto sobre el que queremos centrarnos, es el momento de diseñar el plan que llevaremos a cabo. Para ello, podemos comenzar haciendo una lluvia de ideas sobre las actividades que podrían ayudarnos a eliminar o reducir el problema. Si en lugar de un problema, estemos trabajando sobre un oportunidad, de la misma manera podemos pensar maneras sobre como potenciar o incrementar los posibilidades para que dicha oportunidad tenga lugar.

El plan resultante de la iteración debería al menos responder a las siguiente preguntas:

  • ¿Que vamos a hacer?
  • ¿Cómo lo vamos a hacer?
  • ¿Quien se a hacer cargo?
  • ¿Cuándo se llevará a cabo?

Además es necesario establecer al menos los criterios de éxito, unos indicadores que nos permitan controlar el avance, y los recursos necesarios.

6.- Cierre de la retrospectiva

Agile marketing 1

Un buen cierre de una reunión de retrospectiva debería incluir dos fases: una de agradecimientos, y otra de feedback.

La fase de agradecimientos consiste en que todos los miembros del equipo “agradezcan” a uno o más miembros del equipo, sus contribuciones durante la iteración. Loa agradecimientos pueden ser; sobre el trabajo realizado, la actitud, la colaboración… La finalidad es reforzar los comportamientos positivos, y fomentar el espíritu de equipo.

El feedback debe ser sobre la reunión de retrospectiva, para saber si el equipo está feliz con los resultados de la reunión, y cómo pueden mejorarse estas reuniones para el futuro.

Como scrum máster, o facilitador, deberás ser capaz de llevar cabo una auténtico cierre. Algo  cómo: “durante eta reunión hemos reflexionado acerca de…, desatacamos los problemas/oportunidades…, decidimos que la mejor manera de solucionarlos es … y ahora hemos decidido ponernos a trabajar en ello”.

7.- Seguimiento   

Lo siguiente, aunque ya fuera de la retrospectiva es asegurarse de que las medidas acordadas se ponen en marcha. Con este fin, algunos equipos incluso crean un “Backlog de mejora”, con su propio tablero para llevar a cabo el seguimiento del progreso. Incluso podría aprovecharse el scrum diario para informarse sobre los avances.

Y tú, ¿como llevas a cabo las retrospectivas?

JLVG

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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