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Cómo se gestión la calidad en PRINCE2

La temática calidad determina cómo se gestiona la calidad en PRINCE2. Básicamente se lleva a cabo a través de tres procesos consecutivos que incluyen: la planificación, el control y la garantía de la calidad. En el siguiente post te cuento en detalle los pasos a seguir.

la calidad en PRINCE2

El enfoque de PRINCE2 hacia la calidad

La gestión de la calidad en PRINCE2 se basa en el enfoque en el producto. El enfoque en los productos es uno de los siete principios de gestión (buenas prácticas) que sigue el método PRINCE2, y que establece qué el éxito de un proyecto está determinado por la entrega de resultados (productos o servicios), y no por las actividades. Es decir que en un proyecto exitoso se acuerdan y definen los productos del proyecto antes de realizar las actividades requeridas para producirlos.

Para la gestión de la calidad PRINCE2 establece un proceso de tres pasos que incluye:

1.- La planificación de la calidadGestión de la calidad en PRINCE2

2.- El control de la calidad

3.- La garantía de la calidad

A grandes rasgos las actividades que se incluyen cada paso del proceso son:

– Identificar el Producto del Proyecto (Producto del Proyecto)

– Definir los Productos que forman el Producto del Proyecto (Descripción de Productos)

– Implementar y hacer seguimiento de los métodos de calidad empleados durante todo el proyecto

Veamos en mayor detalle cómo se gestiona la calidad en PRINCE2, y en qué consiste cada uno de los procesos.

PASO 1: la planificación de la calidad en PRINCE2

La planificación de la calidad incluye 6 actividades. Una vez realizadas estas seis actividades, que a grandes rasgos implican la identificación y definición de los productos del proyecto, habremos concluido con el proceso de planificación. ¿Cuáles son estas actividades?

Planificación de la calidad

1.- Comprender las expectativas de calidad del cliente

Consiste en obtener del cliente una declaración sobre la calidad esperada para el producto del proyecto. Las expectativas de calidad habitualmente se expresan en un sentido amplio y son muy útiles para identificar criterios de aceptación.

Ejemplo: la batería del portátil a plena carga debería permitirnos trabajar toda una jornada laboral.

2.- Definir los criterios de aceptación del cliente

Implica una lista ordenada por prioridades de las características o funcionalidades de un producto para que este sea aceptable por las principales partes interesadas.

Consejo: PRINCE2 recomienda el uso de la técnica de priorización MoSCoW , en español DDPN: Debe tener, Deberá tener, Podría tener y No tendrá por ahora.

3.- Documentar las expectativas de calidad del cliente y los criterios de aceptación

Consiste en redactar la Descripción del Producto del Proyecto (DPP). La DPP es la descripción del resultado del proyecto y se utiliza para obtener el consentimiento del usuario acerca del alcance y los requerimientos del proyecto, definir las expectativas de calidad y los criterios de aceptación.

4.- Formular una Estrategia de Gestión de la Calidad

La Estrategia de Gestión de la Calidad es el documento que describe cómo se aplicarán los sistemas de gestión de calidad al proyecto, y establece las normas, procedimientos, técnicas y herramientas que se utilizarán para ello.

5.- Redactar Descripciones de Productos.

Las Descripciones de Productos se crean para todos los productos del proyecto, y  no deben confundirse con la Descripción del Producto del Proyecto, que se refiere al resultado del proyecto.  La Descripción de Productos deberían incluir: 1) los criterios o especificaciones de calidad con los que el producto debe cumplir, 2) las tolerancias de calidad, 3) los métodos calidad y, 4) las responsabilidades de calidad.

Consejo: hay que evitar redactar las Descripciones de productos con un grado de detalle excesivo. El grado de detalle debe bastar para proporcionar una medición segura y apropiada para cumplir con las expectativas de calidad del cliente.

6.- Crear el Registro de Calidad

Es fundamental para mantener bajo control los eventos relacionados con la calidad. Se crea al inicio (proceso de Inicio del Proyecto) y debe mantenerse actualizado a lo largo de todo el proyecto, pues de otra manera no tendrá ninguna utilidad.

Paso2: el Control de la Calidad en PRINCE2

Controlar la calidad consiste en implementar, hacer un seguimiento  y registrar los métodos y responsabilidades de calidad definidos en la Estrategia de Gestión de la Calidad y en las Descripciones de Productos.

Control de la calidad

1.- Implementar los métodos de calidad

Implementar modelos de calidad consiste en corregir los defectos en los productos cuándo antes, dado que cuanto más tardemos en corregir los defectos de calidad mayor será el coste. Básicamente existen dos tipos de métodos de calidad:

Métodos en proceso, que permiten incorporar la calidad mientras se desarrollan, y los métodos de evaluación. Esto últimos consisten en evaluar el producto una vez terminando para comprobar si son aptos para su propósito. Podemos optar por establecer pruebas, si los criterios de calidad son objetivos y cuantificables, o inspecciones si es necesario realizar algún tipo de juicio subjetivo. PRINCE2 proporciona una técnica de calidad muy útil.

2.- Mantener pruebas de la calidad y de la aprobación

Es fundamental obtener y mantener pruebas que demuestren que se han llevado a cabo las actividades de calidad planificadas (calidad), y de que cada producto ha cumplido con lo especificado en su Descripción de Productos (aprobación).

3.- Obtener la aceptación

Los productos del proyecto se aprueban a lo largo de toda la vida del proyecto, incluso puede que se transfieran al cliente si así se ha establecido. Sin embargo, llegado al final del proceso es imprescindible haber obtenido todos los documentos de aprobación y haber guardado la prueba documental de esto para futuras auditorias y/o  cuestiones que puedan surgir al respecto.

Paso 3: la Garantía de la Calidad en PRINCE2

Garantia de la calidad en PRINCE2

La garantía de la calidad consiste en comprobar de manera independiente al Equipo de Gestión del Proyecto que existen la organización y los procesos para la planificación y control de calidad del proyecto. No se trata de llevar a cabo la planificación o el control, sino de asegurase que estos existen y se llevan a cabo. Tampoco hay que confundirlo con la Garantía del Proyecto.

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

PRINCE2® practitioner, Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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