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Introducción Temática prince2. El Business Case

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Una de las cosas a las que siempre debemos estar atentos al gestionar un proyecto bajo la metodología PRINCE2 es al Business Case (caso de negocio).

El Business Case contiene la justificación del proyecto y el resto de información de apoyo. Lo utilizaremos para tomar decisiones de alto nivel, y comprobar si continuar con el proyecto tiene o no sentido. Si lo recuerdas, uno de los principios de PRINCE2 tiene el mismo nombre.

Gestionar la temática del  business case.

Ok, ¿recuerdas el principio de GESTIÓN POR FASES? A continuación veremos un ejemplo de cómo gestionar la temática del  business case en un proyecto con tres fases:

  • El pre-proyecto: no es en sí una fase del proyecto, sino un periodo necesario antes de iniciar el proyecto. Al principio queremos saber si llevar a cabo el proyecto podría ser una buena idea, así que creamos un business case sencillo, pues elaborar un business case completo y fiable implicaría un gran esfuerzo de planificación; por ejemplo, deberíamos conocer las necesidades de recursos y el calendario, y hacerlo para cada idea de proyecto que tengamos requeriría de una enorme inversión de tiempo y otros recursos.Por esta razón creamos un business case preliminar durante el pre-proyecto. Si las sensaciones son buenas, entonces continuaremos con la segunda fase, o la primera fase de entrega del proyecto.
  • Fase de Inicio: la primera fase es la de inicio, y simplemente significa «planificación«. Durante esta etapa preparamos un plan de alto nivel para todo el proyecto, convirtiendo nuestro business case “preliminar» en un “verdadero” business case.Luego comprobaremos si el proyecto es lo suficientemente beneficioso, y si lo fuera, empezaremos con la segunda fase, que será también la primera fase de entrega.
  • Fases de entrega: tras la fase de iniciación tendremos una o más fases de entrega. Durante cada una de estas continuaremos siempre actualizando el business case, y lo utilizaremos para tomar las decisiones de alto nivel, y en su caso ver si proseguimos o hay que cancelar el proyecto.

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Es fácil hablar de actualizar el business case, pero esto requiere mucho trabajo. Así que, ¿cuándo deberíamos hacerlo? Cada semana, ¿por ejemplo? Por supuesto que no. ¿Qué piensas? Una pista: lo haremos en dos situaciones determinadas

Actualización del Business CasePRINCE2 440x440

Hemos empezado a hablar sobre la primera temática: el business case. Ahora hablaremos sobre como actualizarlo y comprobar su validez. Como te contaba antes, hay dos «situaciones» que requieren de una actualización y revisión del business case.

Situación 1

Cuando se está llegando al final de cada fase y hay que planificar la siguiente. En este momento debe actualizarse el business case en base al resultado de la fase que casi ha terminado. Una vez hecho, se podrá comprobar si tiene sentido continuar con el proyecto, o por el contrario debería cancelarse.

Sí, no pasa nada por cancelar el proyecto. En realidad deberíamos considerarlo como un signo de la buena gestión de proyectos, pues cuando no se tiene ningún control sobre los resultados del proyecto, tampoco se sabe si se éste está siendo beneficioso o no, y podríamos seguir malgastando recursos en caso de que no lo fuera.

Bien, esta es la primera situación en la que debemos revisar el Business Case. ¿Cuál crees que podría ser la segunda razón para actualizar y comprobar el caso de negocio?

Piensa en ello.

Situación 2

El segundo caso es la “excepción”. ¿Recuerdas el principio de «gestión por fases»? Bien, pues a continuación te propongo un ejemplo basado en el mismo para explicarte la situación 2 de manera sencilla:

Como ya sabemos en base al principio de “gestión por fases” creamos un plan detallado para cada etapa antes de su inicio. Además, en base al principio de «gestionar por excepción», cada plan debe tener contemplar unos niveles de tolerancia. Por ejemplo, una fase está prevista para que dure dos meses (± 2 semanas), y que cueste 150 mil € (± € 30mil). Estos «valores ±» son las tolerancias y el resto se conoce como «presupuesto». El «presupuesto» se refiere tanto al tiempo y como al costo.

Si cómo Project Manager tuvieras algún tipo de problema por el cual prevés que concluir la fase actual del proyecto te llevara 10 días extras, no pasaría nada porque estarías dentro de los límites de tolerancia establecidos de ± 2 semanas: el Project Manager decidirá cómo solucionarlo. Pero en el caso que la previsión fuese de 20 días, estarías fuera de los niveles de tolerancia establecidos (± 2 semanas) y por lo tanto, se convertiría en una excepción.

Los planes y el business case se actualizan

Cuando se produce una excepción, los planes y el business case se actualizan y se envían a una autoridad superior al Project Manager para que decida. Esa autoridad se conoce como Junta del Proyecto. Hablaremos de ella más adelante.

Así pues, la segunda situación en la que deberemos actualizar el Business Case es cuando se produce una excepción y nos damos cuento que no podremos cumplir con los objetivos del proyecto dentro de los límites de tolerancia establecidos. Tiene sentido, ¿verdad? La clave está en reconocer que llegados a ese punto, podríamos tener un problema, y tal vez continuar con el proyecto no esté justificado.

Hemos revisado la primera temática: el business case. También hemos hablado sobre la «junta del proyecto«, así que ha llegado el momento de hablar de las personas involucradas en un proyecto y de sus relaciones. En otras palabras, de la organización del proyecto.

¿Cómo piensas que se organizan los proyectos? Es una cuestión que resolveremos en el siguiente post de esta serie.

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AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

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