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Los Cambios y progreso dentro de PRINCE2

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El método PRINCE2 distingue entre cambios y cuestiones. El anterior se emplea para referirse a cualquier evento no planificado que haya ocurrido y necesite de alguna acción de gestión.  Para la gestión de ambos (cambios y cuestiones), establece un procedimiento de 5 pasos. ¿Cuáles son y en qué consiste cada uno de los cinco pasos? Ahora te lo cuento de manera muy resumida:

  1. Registrar: el primer paso es identificar y documentar. Por lo general tenemos un registro que empleamos para registrar y anotar todo lo relacionado con unos y otros (cambios y cuestiones).
  2. Examinar: ¿cómo va afectar el cambio o la cuestión a nuestro proyecto? ¿Qué tan pronto deberíamos reaccionar?
  3. Proponer: ¿qué opciones tenemos? ¿Cuáles son las consecuencias de cada opción? ¿Cuál es la mejor?
  4. Decidir: en base a la importancia de la cuestión y los niveles de tolerancia establecidos, ¿quien debe decidir al respecto? Deja que la persona encargada decida.
  5. Implementar: debemos aplicar la opción seleccionada y continuar incorporando los resultados al registro.

Sin un adecuado Sistema de Gestión de la Configuración será imposible gestionar la mayoría de los cambios y cuestiones. Este sistema documenta todas las partes del producto y la información relativa a los mismos, además de las dependencias entre los distintos elementos. Así que cuando cambia un elemento sabremos que otros elementos deberían cambiar, como les afectaran los cambio, y comprobar si se han producido. De esta manera es posible llevar a cabo el paso “examinar”. El Sistema de Gestión de La configuración es además fundamental para capturar toda la historia del producto, y asegurarse que no se pierde nada de información.

La última temática es el progreso. ¿Cómo podemos medir el desempeño de un proyecto? Digamos que tan solo puedes elegir dos productos de gestión para medir el desempeño; ¿cuáles elegirías?

El progreso

Antes de responder a la pregunta planteada acerca de medir el desempeño del proyecto, debemos pensar en cual es el propósito de medir el progreso del proyecto. Sencillo; el objetivo es encontrar cualquier desviación en los objetivos tan pronto como sea posible, y tomar las medidas necesarias para solucionarlas. Y esto es así porque es más fácil solucionarlas cuando antes. ¿Cuáles son pues los objetivos que debemos vigilar?

Los objetivos son el tiempo, costo, calidad, alcance, y así sucesivamente. Así pues, no estamos interesados en conocer el estado actual del proyecto (por ejemplo, el porcentaje completado); lo que realmente necesitamos conocer son los objetivos previstos para finalizar la fase y el proyecto. Por ejemplo, queremos saber si podemos terminar la etapa a tiempo, y con los recursos presupuestados. Si no es así, debemos encontrar una manera de arreglarlo.

Y ¿quién debe decidir sobre la solución? Pues, todo se basa en el principio de «gestión por excepción». Si el problema está dentro de los niveles de tolerancia definidos para el Project Manager, el será quien decida e implemente la solución. De lo contrario, sería una «excepción» y será escalado a nivel de Dirección. En tal caso, será la Dirección del Proyecto quien indique al Project Manager que hacer.

Muy bien, hemos terminado con las temáticas y lo siguiente será hablar de los procesos. Pero antes, hagamos un resumen rápido. En tu opinión, ¿cuál de las temáticas es la mayor debilidad en tus proyectos?

Temáticas: recapitulación

Hasta ahora en el ámbito de las temáticas hemos hablado de lo siguiente:

  • Business Case
  • Organización
  • Calidad
  • Planes
  • Riesgo
  • Cambio
  • Progreso

Recuerda: las temáticas son los aspectos comunes de cualquier proyecto que debemos abordar de forma continua a través de los procesos.

Bien, hemos preguntado sobre cuál de todas las temáticas considerabas que era la mayor debilidad en tus proyectos. ¿Cuál es tu respuesta?… ¿Cuál de las temáticas es la mayor debilidad en tus proyectos?

Lo cierto es que es difícil responder a la pregunta. Si yo mismo tuviera que responder y elegir una de las temáticas, elegiría bien el Business Case o la  organización. La primera de ellas nos ayuda a comprender hacia dónde vamos, y la segunda es fundamental para crear un entorno en el que cada persona sepa que hacer y que se espera de ella. De cualquier modo, la clave está en que no tendremos éxito sino las contemplas todas y cada una de ellas.

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AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

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