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PRINCE2 en tres pasos. PASO I: La Organización

La mayoría de la gente que comienza a estudiar PRINCE2 tiene gran interés por  comprender rápidamente cómo se gestiona un proyecto con PRINCE2 para ponerlo en práctica. Te proponga una serie de tres sencillos posts en los que te explicare los tres elementos necesarios  para comprender como funciona PRINCE2. ¡Comencemos!

La Organización de un proyecto PRINCE2

El Diagrama 1 muestra de manera muy simple la organización de un proyecto gestionado con PRINCE2. Es necesario diferenciar entre:

  • El Equipo de Gestión del Proyecto (tres niveles)
  • La Estructura de Gestión del Proyecto (cuatro niveles)

El Equipo de Gestión del Proyecto (EP) es una estructura temporal, que se crea para llevar a cabo el proyecto y es desmantelada una vez el mismo se cierra. El nivel corporativo (cuarto nivel de la Estructura de Gestión del proyecto), queda fuera del EP y no participa en el proyecto. Actualmente muchas organizaciones emplean Oficinas de Proyectos* (OGP o PMO, de las siglas en ingles Project Management Office) para desempeñar las tareas de este nivel.

Organización de un Proyecto PRINCE2

*Las Oficinas de Proyectos son, dentro de una organización, el departamento o grupo que define y mantiene los estándares de procesos relacionados con la gestión de proyectos. Trabajan en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos.

Roles del Equipo de Gestión del Proyecto

La Junta de Proyecto

La Junta de Proyecto es responsable del éxito del proyecto, y tiene la autoridad para aprobar los planes principales del proyecto. Es además responsable de aprobar el cierre de cada fase, y a su vez el inicio de una nueva. El conjunto de estas actividades se conoce como Dirección de Proyecto.

La junta del proyecto incluye tres roles: el ejecutivo, el Usuario Principal y el Proveedor Principal. Veamos a continuación cada uno de los roles con mayor detalle

  • El Ejecutivo es el principal responsable del proyecto y recibe el apoyo del Usuario Principal y el Proveedor Principal. Representa el interés del “negocio” en el proyecto y a él le  pertenece el Business Case. Este rol, permite que haya una persona responsable de todo el proyecto. Entre sus funciones destacan la de diseñar y elegir el equipo de gestión del proyecto (incluyendo el resto de la Juta de Proyecto, como al Project Manager.
  • El Usuario Principal representa los intereses de los usuarios finales del proyecto, y es el responsable de las especificaciones de los productos. Es decir, es el responsable de especificar las necesidades de los usuarios del producto y de comprobar que el producto (o servicio) resultante del proyecto coincide con las especificaciones. También se encarga de detallar al principio del proyecto los beneficios esperados, e informa sobre la realización de los mismos, durante y después del proyecto. Su principal preocupación es si el producto funcionara finalmente.
  • El Proveedor Principal representa los intereses de aquellos que se encargan de diseñar e implementar los productos del proyecto. Su principal preocupación se saber si puede o no hacerse, en las con dicones de tiempo, calidad y coste establecidas.

El Project Manager

Este rol es designado por la Junta de Proyecto  y  es el encargado de gestionar el día a día del proyecto.

El Project Manager se encarga de la gestionar del proyecto en nombre del ejecutivo y es responsable de producir los productos requeridos con la calidad y especificaciones establecidas dentro de os límites de tiempo y coste preestablecidos.

El PM tiene que contar con distintas habilidades, como por ejemplo comunicación. Ten en cuenta que por ejemplo, el Project Manager dedica aproximadamente un 80% de su tiempo a comunicarse con todos los implicados en el proyecto. También es conveniente que posea habilidades en gestión  de tiempo, costes, personal…

El Team Manager

El Team Manager es el responsable de realizar los productos que acordó producir con el Project Manager en los paquetes de trabajo, así como de informar también en la manera que acordó con el PM, sobre el avance de los trabajos. El Team Manager es además responsable de crear sus propios planes de equipo para gestionar la realización de los productos asignados.

Hasta aquí una breve introducción sobre los principales roles implicados en la gestión de un Proyecto PRINCE2. En el próximo post nos centraremos en conocer los siete procesos de PRINCE2.

Saludos,

JLVG

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Una respuesta a “PRINCE2 en tres pasos. PASO I: La Organización”

  1. […] que ya conoces los integrantes del Equipo de Gestión de Proyectos y los diferentes procesos que emplea PRINCE2 para gestionar un proyecto, tan solo necesitamos saber […]

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AUTOR:  Juan Luis Vila Grau

SAFe® 4 Certified Agilist, PRINCE2® Practitioner, Scrum Product Owner (PSPO I), Scrum Master (PSMI), EXIN Agile Scrum Foundation, AgilePM® Foundation, Management_of_Risk (M_o_R®) Foundation. and an enthusiastic of Agile management. Especialistas en técnicas participativas para la gestión de proyectos, y en el Enfoque del Marco Lógico (EML). Faclilitador certificado en el método LEGO® Serious Play®

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