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Principios Prince2 de forma fácil

Principios

Despues de la introducción a prince2 realizada en el post anterior, es el momento de empezar con los principios para que un proyecto sea considerado que está bajo la metodología prince2. Puesde ver más sobre los principios de prince2 en nuestra wiki y en este video de nuestro canal youtube.
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Justificación comercial continua.

¿por qué estás haciendo el proyecto? Apostaría a que tienes mucho que decir al respecto…. ¡Estupendo!

El primer principio básico de PRINCE2 es: la justificación comercial continua.

Y es que siempre hay razones para llevar a cabo cualquier proyecto: unas veces nos embarcamos en un proyecto para ganar dinero. Otras lo hacemos para mejorar nuestra imagen y la de nuestra marca. A veces el propósito es entrar en un nuevo mercado y aumentar nuestras oportunidades. Otras, para beneficio de la sociedad. Y la mayoría de las veces, lo hacemos por una combinación de las razones que he mencionado. Independientemente de cuál o cuáles sean, esto es lo que se conoce como «justificación» del proyecto.
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La clave está en que debes saber por qué estás haciendo el proyecto, y preferiblemente documentarlo y cuantificarlo. Esta información documentada se conoce como «caso de negocio» o Business Case, y deberás emplearlo para «dirigir» tu proyecto. Por dirigir me refiero, tomar las decisiones más importantes, las de más alto nivel.

Déjame ponerte un ejemplo: imaginemos dos proyectos idénticos salvo por su justificación. Uno se hace para ganar dinero, y el otro para mejorar nuestra imagen. Ahora mismo llevamos cierto retraso sobre lo planificado y debemos ponernos al día, es decir adelantar lo atrasado. Imagina que sólo tenemos dos opciones:

• Opción A: gastar más dinero en el proyecto
• Opción B: disminuir la calidad a un nivel mínimo aceptable

¿Cómo decidir qué hacer?

Es probable que elijas la segunda opción si el proyecto se estuviera haciendo por  dinero, y la primera opción si  el proyecto se estuviera llevando a cabo para mejorar tu imagen. Esta es la manera como la justificación del proyecto impacta en las decisiones de alto nivel del proyecto.

Muy bien, este ha sido el primer principio básico, recuerda: justificación comercial continua.

 

aprender de la experiencia con prince2Aprender de la experiencia.

A diario en nuestros proyectos cometemos una gran cantidad de errores, y también generamos muchas ideas.¿Que hacemos con todo ese conocimiento? ¿Lo guardamos y lo reutilizamos en proyectos futuros? ¿O nos dedicamos reinventar la rueda?

En el caso de las personas sucede de manera automática a través de los recuerdos. Sin embargo, para una organización en su conjunto es diferente. Una cosa es segura, tendremos mayores posibilidades de éxito si compartimos las experiencias generadas en nuestra organización. Al menos deberíamos almacenar nuestra información histórica de manera que fuese accesible en el futuro. Otra cosa sería captar las lecciones aprendidas todos los días. Imagina por ejemplo, crear un foro en línea para el equipo del proyecto y hacer que sea en este foro dónde se discutan sus problemas y soluciones. Sería un gran recurso del que los miembros del equipo se beneficiarían en el presente,y también los proyectos futuros.

Este es el segundo principio básico de PRINCE2: aprender de la experiencia.

Enseguida aprenderemos el tercer principio. Mientras tanto, ¿sabrías decirme cuáles son exactamente tus responsabilidades en el proyecto en que te encuentras involucrado actualmente? ¿Sabes con certeza lo que los demás esperan de ti? ¿Sabes lo que puedes esperar de los demás?

Roles y responsabilidades definidos.

Si  has respondido afirmativamente a mi pregunta, ¡considérate afortunado!, no es el caso de la mayoría de la gente. Y la clave está en que cuando la gente no sabe exactamente qué se espera de ellos, y lo que puede esperar de los demás, no puede alcanzar su nivel más alto de productividad. Lo que genera además muchos problemas de calidad.
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El tercer principio básico de PRINCE2 es: roles y responsabilidades definidos.

Cada rol del proyecto debe contar con una descripción detallada de su puesto, que incluya claramente sus responsabilidades, de lo contrario, los roles no son más que etiquetas sin sentido. Además, al definir claramente las responsabilidades de cada rol, se pueden detectar lagunas o vacíos de responsabilidad y asignarlos a las personas adecuadas.

Al respeto tengo una gran noticia para ti: el manual oficial de PRINCE2 contiene un apéndice que proporciona una descripción detallada de todas las funciones de los roles recomendados. Sin dudas, es un estupendo punto de partida.

Antes de despedirme por hoy, tengo una pregunta:

¿cómo te comerías un elefante?

Bien, entonces ¿cómo te comerías un elefante?… Muy sencillo, a bocados, uno cada vez.

Entonces, ¿cómo terminar proyectos complejos y grandes? Pues igual, paso a paso…

El cuarto principio básico de PRINCE2 es: la gestión por fases.

Siguiendo el principio de «gestión por fases», dividimos los proyectos grandes en etapas más pequeñas para centrarnos y no perder el foco del proyecto. Además, de esta manera contribuiremos a generar en todas las personas involucradas en el proyecto un sentimiento de “alcanzar logros”.

La gestión por fases también es muy útil por otra cuestión: no es realista planificar en detalle un proyecto grande y complejo desde el principio. En su lugar creamos un plan de alto nivel, y preparamos un plan detallado para cada fase justo antes de su inicio. ¿Te recuerda a los métodos Ágiles? No es a ti solo 😉

Por otro lado, la gestión por fases nos ayuda a establecer diferentes controles para cada etapa. El final de cada etapa es también un buen momento para evaluar el desempeño, actualizar y comprobar el caso de negocio o Business Case (justificación), y ver si vamos en la dirección correcta.

Ya tenemos suficiente “elefante” por ahora. ¿Qué piensa acerca de delegar? ¿Cuál es el problema cuando los gerentes no delegan? ¿Y cuando lo hacen? Piensa en  estas cuestiones hasta mañana, cuando hablaremos del quinto principio básico.
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Una respuesta a “Principios Prince2 de forma fácil”

  1. […] Si durante la realización del Paquete de Trabajo el Team Manager tiene un problema que exceda los niveles de tolerancia establecidos, deberá escalar la cuestión al Project Manager. ¿Lo recuerdas? Se trata del principio de gestión por excepción. […]

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AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

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