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Seguimos con los Principios Prince2 de forma fácil

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En este post, continuando con el anterior sobre princpios prince2, vamos a seguir con el resto de principios que hacen que un proyecto este bajo la metodología PRINCE2

Delegar y escalar

A nadie le gusta ser un “micromanager” o micro gestionar un equipo. Al hacerlo somos incapaces de delegar, y nos enfrentaremos a múltiples problemas, que entre otros incluyen:

  • No tener tiempo suficiente para cosas más importantes
  • No utilizar todo el potencial de nuestro equipo
  • No contribuir al buy-in de los miembros de nuestro equipo

Todos somos conscientes de que debemos delegar, pero también de los problemas que implica, en particular, el que determinadas decisiones se tomen en los niveles inadecuados, por ejemplo, por falta de los conocimientos necesarios.

El quinto principio básico es: gestión por excepción.

El quinto principio proporciona un sistema estructurado para delegar y escalar. Fijamos los objetivos del proyecto (tiempo, costo, alcance, calidad, etc.) y definimos unas tolerancias para cada nivel. Por ejemplo, se decide que el líder del equipo es responsable de las decisiones que no excedan de los 10.000 €. Si el impacto de la decisión es menos del importe acordado, dejamos al líder del quipo manejar la decisión, y cuando el impacto económico sea mayor, el líder de equipo deberá escalar (trasladar) la cuestión al nivel superior adecuado. Sencillo, ¿verdad?

Y eso es todo acerca del quinto principio. Pasemos al siguiente. Esta vez mi pregunta es: ¿cuál debería ser el enfoque, el trabajo, o el producto? ¿Cuál es la consecuencia de cada enfoque?

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El punto de vista correcto

¿Tienes un plan para hoy?

Cuando planificas tu día, ¿piensas en las cosas que tienes que hacer, o en los logros que esperas alcanzar?

Lo común es centrarse en las actividades, sin embargo, hacerlo en el producto es mas… bueno, más productivo! Déjame darte un ejemplo; esta mañana cuando me he levantado, no me he dicho: «Voy a trabajar en el curso introductorio de PRINCE2 durante un par de horas”,  por el contrario he pensado: «Hoy voy a completar la sección de principios básicos del curso». Podría parecerte que son dos pensamientos casi idénticos, pero son dos puntos de vista, y dos enfoques completamente diferentes, que contribuyen a generar diferentes resultados.

Después de todo el objetivo es crear el producto. El trabajo, o las actividades necesarias para llevarlo a cabo son solamente el medio. Si nos centrásemos en el producto estaríamos dispuestos a cambiar nuestra forma de trabaja para encontrar mejores formas de crear el producto.

¿Has oído hablar de la regla 80/20? Según esta regla alrededor del 80% de los resultados deseados se obtienen con tan solo el 20% del trabajo. Así que, ¿cómo podemos incorporar este enfoque basado en el producto/resultado?

Antes de terminar me gustaría mencionar que en los entornos Agile el enfoque no está ni siquiera en el producto, ya que no estamos seguros del producto que se requiere. La atención debe ponerse en los resultados que queremos alcanzar.

El sexto principio básico es: Enfoque en los productos.

Es probable que tenga mucho que hacer… quiero decir, mucho que lograr. Así que, permíteme una última pregunta : cualquier puede adquirir una copia del manual de PRINCE2, aplicarlo línea por línea y tener éxito. ¿Piensas que realmente es así?

Adaptación

Hay muchas razones por las que seguir el manual PRINCE2 al pie de la letra, línea a línea, no garantiza el éxito de los proyectos. La razón principal es que es PRINCE2 es genérico, y no se puede utilizar fuera de “la caja”. Es decir, cada proyecto tiene su propio entorno y el método debe «adaptarse» a cada proyecto y su situación para asegurar su mejor rendimiento.

Al respecto uno  de los problemas más comunes es tratar de implementar PRINCE2 directamente en un proyecto, sin pensarlo y sin adaptarlo. El resultado suele ser un entorno extremadamente burocrático que todo el mundo odia, y no produce ningún beneficio.

Permite que te lo explique con un ejemplo: el documento o producto de gestión  “Informe del Punto de Control” es un informe de PRINCE2 que el Jefe de Equipo envía periódicamente al Jefe de Proyecto. ¿Es necesario que exista? Si, siempre debe existir. ¿Debe ser un documento largo? ¡No! Si el proyecto es simple, el Informe del Punto de Control podría ser incluso una simple llamada de teléfono para discutir ciertas cosas. A esto me refiero con una adaptación adecuada.

El séptimo principio básico es: adaptación al entorno del proyecto.

Recuerda que todos los sistemas de gestión de proyectos exitosos son simples.

Bien, hasta ahora hemos revisado todos y cada uno de los siete principios fundamentales de PRINCE2. ¿Cuál piensas que es la  mayor debilidad en los proyectos?

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Principios Básicos. Recapitulación

Hasta el momento hemos revisado los siete principios fundamentales de PRINCE2. Estos deberán aparecer en todos tus proyectos. Si faltara aunque solo fuera uno de ellos, el éxito del proyecto estará en riesgo.

Los principios básicos son:

  • Justificación comercial continuada
  • Aprender de la experiencia
  • Roles y responsabilidades definidos
  • Gestión por fases
  • Gestión por excepción
  • Enfoque en los productos
  • Adaptación para corresponder el proyecto al medio

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Esta muy bien todo eso de los principios… pero, ¿cómo hacemos para implementarlos? Es fácil decir, por ejemplo hay que GESTIONAR POR EXCEPCIÓN, pero ¿cómo lo hacemos?

Para hacerlo necesitaremos implementar ciertos procesos, que son otra de los componentes de PRINCE2. Junto con los procesos y las temáticas, los principales elementos de los que se compone el método PRINCE2 son:

  • Principios básicos
  • Temáticas
  • Procesos
  • Adaptación de PRINCE2 al entorno del proceso

A partir de ahora hablaremos de las diferentes temáticas de PRINCE2. Las temáticas describen los distintos ámbitos de gestión de un proyecto a los que se debe prestar atención continuamente. Anteriormente ya hemos hablado, por ejemplo de la “planificación”, ¿qué otras temáticas crees que veremos en los próximos días?

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AUTOR:  miguel

Dirección proyectos TI y #ecommerce bajo Prince2 o Scrum . Usabilidad, Conversión, Seo, AdWords, Marketing online, Analítica. Consultor y desarrollador.

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